Logiciel de gestion de stock à l’usage des laboratoires d’analyses médicales.
Il peut être associé à DocManager 15189, notre logiciel de gestion de documents.
Version 2.05 (24/04/2007)
Sauvegarde/Restauration
des données
Préambule
Ce logiciel original, est conçu pour la gestion de stock du laboratoire d’analyses médicales.
- Il facilite l’administration du stock par une saisie simplifiée des opérations réalisées (commande, réception, stockage, destruction…).
- Il optimise la gestion par un suivi lot à lot des produits. Lors de l’utilisation d’un produit, les lots ayant la durée de vie la plus courte sont proposés en priorité.
- Il établit des statistiques de consommation mensuelle, à l’aide desquelles, il suggère les commandes à l’utilisateur.
- Il analyse le stock au jour le jour, déclenchant des alarmes en cas de stock insuffisant, de commande non envoyée, de lot périmé.
- Il permet de planifier des commandes. Au cours de l’année ces commandes seront proposées à l’envoi.
- Un système de sécurité permet de gérer une liste d’utilisateurs ayant chacun leurs droits spécifiques.
Attention :
Les documents sont émis par le programme au moyen du logiciel Excel de Microsoft (Version 97 et ultérieures). Excel devra donc être installé sur le PC portant cette application.
Présentation générale
L’activation du logiciel à partir du menu Démarrer de Windows ou d’une icône du bureau conduit à l’affichage de la fenêtre principale du programme.
Boutons
Opérations courantes ouvre une fenêtre qui permet les opérations de routine sur le stock. Pour plus de détails voir la rubrique : Opérations de courantes.
Stock ouvre une fenêtre permettant la gestion des produits (création/modification), le suivi par lot des opérations réalisées sur le stock. Pour plus de détails, consulter la rubrique : Gestion du stock.
Commandes ouvre une fenêtre de gestion de commandes, depuis la création, jusqu’à la réception de produits. Pour plus de détails, consulter la rubrique : Gestion des commandes.
Alarmes présente la liste des alarmes.
Sauvegarde propose les utilitaires de sauvegarde et restauration de vos données.
Paramètres est décrit dans la rubrique : Paramétrage.
Administration donne accès à la gestion des utilisateurs, à la maintenance des données...
Aide permet d’accéder à l’aide en ligne, et aux informations sur le logiciel.
Quitter pour quitter l’application.
Réduire fait disparaître l’application qui ne subsiste plus que dans la barre des tâches.
La
barre d’état
Donne l’identité de l’utilisateur choisi, le nombre d’alarmes détectées au démarrage ou après un affichage de la liste des alarmes.
Navigation
Le programme est organisé autour de tables de données. Il recourt fréquemment à l’outil ci-dessous pour faciliter la navigation à travers les enregistrements.
Le paramétrage
En-tête du laboratoire utilisateur
Inscription à DiagDirect, obtention des kits
d’initialisation
Obtention du catalogue d’un fournisseur
Insertion de nouveaux produits dans Gentiane-Stock
Mise à jour des produits d’un fournisseur
Transmission au fournisseur de l’état du stock de ses
produits
Programmation d’une sauvegarde automatique
Modifier le fichier modèle (.xls)
Copier/coller les produits à partir d'Excel
Préalablement à la saisie des produits dont on va assurer la gestion, il faut entrer des informations qui serviront de cadre au fonctionnement du logiciel. Le traitement de ces données est accessible à partir de la fenêtre principale par le bouton : Paramètres.
On y trouve les rubriques :
- Classes de produit qui peuvent être assimilées aux paillasses
- Fournisseurs
- En-tête du laboratoire utilisateur
- Lieux de stockage
- Autres paramètres
- Lignes budgétaires
- Sauvegarde
- Modèle Excel (.xls)
- Copier/coller les produits à partir d’Excel
- Voir les raccourcis douchette
- Consulter
Classes de produit
Vous accédez à la gestion des classes de produit à partir de la fenêtre principale en pressant le bouton: Paramètres, puis en sélectionnant dans le menu Classes de produit.
Les
renseignements saisis dans cette rubrique ne sont pas indispensables à la
gestion de stock. Ils seront par contre utiles à une éventuelle comptabilité
analytique. Dans cette optique les informations contenues dépendront de
l’exploitation que l’on voudra faire. Elles pourront constituer la liste des
paillasses, la liste des postes de travail, ou des familles de réactifs.
Chaque classe peut être subdivisée en sous-classes.
Au moment de la création d’un produit, cette liste est proposée pour affecter le produit à une classe et une sous-classe.
Lignes budgétaires
Vous accédez à une fenêtre permettant d’éditer ou de mettre à jour le codage des articles utilisé par les services hospitalier publics.
Le bouton Mise à jour permet la mise d’alimenter la base de données à l’aide d’un fichier texte que nous transmettons, nommé : Nommenclature.txt. Ce fichier est situé dans le répertoire d’installation (c:\gistocks). Il correspond à l’ancien codes des marchés publics.
En-tête du laboratoire utilisateur
Vous accédez à la fenêtre des saisiese de l’en-tête du laboratoire, à partir de la fenêtre principale, en pressant le bouton : Paramètres puis sélectionnant dans le menu : En-tête du laboratoire utilisateur.
A
noter que le logiciel permet de saisir plusieurs adresses de facturation et
plusieurs adresses de livraison en mode multi-laboratoires.
Fournisseurs
Vous accédez à la gestion des fournisseurs à partir de la fenêtre principale, en pressant le bouton Paramètres, puis en sélectionnant dans le menu : Fournisseurs.
Les informations sur les fournisseurs permettent :
- L’édition de bons de commande prêts à l’envoi.
- La tenue d’une comptabilité analytique éventuelle.
- L’optimisation des commandes pour bénéficier de livraison au meilleur coût (frais de port) ou dans les délais requis.
Elles incluent les champs nécessaires à la constitution d’une adresse postale.
Le champ Commande minimum est réservé pour indiquer le montant minimum requis pour diminuer les frais de port.
Le bouton Imprimer permet d’éditer la fiche du fournisseur.
Le bouton Données externes permet :
- L’Obtention du fournisseur son catalogue de produits qui sera stocké dans une base annexe.
- L’Obtention de la liste des fournisseurs (s’il s’agit en fait d’un distributeur et que la coche : Fabricant n’est pas mise).
- L’Insertion dans Gentiane-Stock des produits du fournisseur disponibles sur une base annexe.
- La Mise à jour les produits existant, essentiellement les prix.
- La Transmission au fournisseur de l’état du stock de ses produits à une date donnée.
Le bouton Code barre, ouvre la fenêtre : Définition du format de code barre qui permet d’indiquer au logiciel comment interpréter le code barre lu, tel qu’il est proposé par le fournisseur et comment imprimer les étiquettes des lots lors des réceptions.
Le champ Attente indique le nombre de jours s’écoulant entre l’envoi de la commande, et la livraison. Cette valeur est prise en compte pour anticiper les alarmes de rupture de stock.
Les champs : Client donneur d’ordre, Client payeur, Client livré sont utilisés parfois dans l’envoi de commandes en mode spécifique, défini avec le fournisseur.
Le champ et le bouton Répertoire annexe, permettent respectivement d’afficher et de sélectionner un répertoire où figurent des données spécifiques au fournisseur.
Les champs SIRET et BAL sont utilisés pour DiagDirect.
La coche Fabricant est mis par défaut, elle indique que le fournisseur est le fabricant des produits fournis. Il faut la décocher lorsqu’il s’agit d’un distributeur.
La coche Accusé de réception des commandes, est mise lorsqu’on souhaite recevoir un accusé de réception des commandes transmises par internet.
La coche Bordereau papier, doit être mise lorsque le fournisseur propose des bordereaux de livraison pouvant être lus à l’aide d’un lecteur code-barre.
La coche Transmission des données doit être mise lorsque l’on crée la fiche d’un établissement (par exemple l’administration d’un centre hôspitalier) auquel on souhaite transmettre les information sur : les commandes, les réception, les mouvements du stock.
Le champ Mode indique le mode par défaut d’envoi des commandes parmi les choix possibles :
- Courrier la commande est alors imprimée au moment de l’envoi ;
- Fax la commande est alors dirigée sur l’imprimante sélectionnée comme Fax;
- Mail la commande sera transmise par internet à l’adresse E-Mail du fournisseur ;
- Spécifique la commande est envoyée dans un format défini avec le fournisseur par internet.
- DiagDirect le fournisseur reçoit des commandes au format DiagDirect (Voir le chapitre consacré à DiagDirect).
Les modes Spécifique et DiagDirect, supposent qu’un protocole d’échange de données ait été conclu entre le fournisseur et Gentiane Informatique, à la fois pour l’envoi de commandes et la maintenance du catalogue.
Dans ce cas, vous devrez définir le Répertoire annexe contenant des fichiers spécifiques nécessaires aux fonctions de communication entre le logiciel et le fournisseur.
Pour les
fournisseurs adhérent à DiagDirect, veillez à définir
le Mode : Diagdirect avant de rechercher
le Répertoire annexe.
Inscription à DiagDirect, obtention des kits d’initialisation
Cette fonction
est une option de Gentiane Stock. Contactez-nous pour en connaître les
modalités d’accès. Vous devez disposer d’une
adresse électronique réservée au logiciel.
La fenêtre suivante est accessible à partir
de la fenêtre servant à la création des fournisseurs.
Sélectionnez le fournisseur DiagDirect. Presser le bouton Données externes pour y accéder.
Le bouton : Accéder au formulaire d’inscription sur le site DiagDirect. Cela permet à Diagdirect d’identifier le laboratoire de savoir quel est le logiciel de gestion de stock que vous utilisez. Vous devrez vous inscrire chez chacun des fournisseurs adhérent à DiagDirect avec lequel vous travaillez.
Le bouton : Obtention des kits d’initialisation scrute votre boite à lettre à la recherche des kits d’initialisation envoyés par vos fournisseurs via DiagDirect.
Un kit d’initialisation est un fichier .zip contenant un ensemble d’informations utilisées pour la création des commandes et l’exploitation des accusés de réception et des bordereaux de livraison. L’utilisateur pourra y récupérer le catalogue.
La liste des kits d’initialisation obtenus apparaît alors, dans la fenêtre suivante :
Cliquez sur catalogue pour obtenir le catalogue du fournisseur. Cette opération vise à créer une table annexe contenant le catalogue du fournisseur.
Pour exploiter cette table, revenez sur la fenêtre des fournisseurs, sélectionner le fournisseur dont vous avez importé le catalogue puis cliquez sur Données externes. Voyez le paragraphe : Insertion de nouveaux produits dans Gentiane-Stock.
Obtention du catalogue d’un fournisseur
La fenêtre suivante est accessible à partir de la fenêtre servant à la création des fournisseurs.
On aura
défini pour le fournisseur un répertoire et un mode de communication
spécifique.
Lorsque
le fournisseur sélectionné est DiagDirect, le
comportement du logiciel est différent. Voir le chapitre réservé à DiagDirect.
Presser le bouton Données externes pour y accéder. Sélectionnez l’onglet : Importer les données.
Le bouton : Obtention ou mise à jour du catalogue, lance une application spécifique du fournisseur permettant d’obtenir son catalogue de produit. Consultez l’aide en ligne livrée avec cette application.
Cette application va créer un fichier contenant le catalogue du fournisseur. Elle propose de créer un répertoire par année pour disposer du tarif de l’année en cours et des informations sur les produits.
Entrez le numéro de l’année correspondant au tarif.
Chez certains fournisseurs, après l’obtention du catalogue, un volet apparaît au bas de la fenêtre. Il permet de balayer la liste des laboratoires créés (mode multi-laboratoires) dans Gentiane-Stock, et de leur affecter un numéro d’adresse de livraison attribué par le fournisseur. Ce numéro complétera les données transmises lors de la création d’une commande.
Les champs : Client donneur d’ordre, Client payeur de la fenêtre fournisseur seront remplis à cette occasion.
Insertion de nouveaux produits dans Gentiane-Stock
La fenêtre suivante est accessible à partir
de la fenêtre servant à la création des fournisseurs.
Sélectionnez
un fournisseur autre que DiagDirect. Cette
rubrique concerne les fournisseurs ayant un mode d’envoi des
commandes : Spécifique ou DiagDirect (fournisseur adhérent à DiagDirect).
Presser
le bouton Données externes pour y accéder. Sélectionnez
l’onglet : Utiliser les données reçues.
L’utilisateur procédera suivant les indications figurant en rouge :
Il pressera le bouton : Choisir le répertoire source pour pointer sur les données qui lui ont été transmises. Entrez le numéro de l’année correspondant au tarif.
- Cette action aura pour conséquence de remplir la grille de gauche des produits du fournisseur ne figurant pas encore dans Gentiane-Stock.
- Il pourra déplacer ces produits vers la liste des produits à insérer ou inversement grâce aux boutons : à et ß .
- Puis il validera son choix en pressant le bouton : Insérer. (Click droit pour sélectionner tout)
Si le fournisseur choisi est en fait un intermédiaire (un distributeur) il se peut qu’il transmette la liste des fournisseurs. Dans ce cas vous pouvez en pressant le bouton : Obtention des fournisseurs, incorporer dans Gentiane-Stock, les données des fournisseurs.
Attention : Il est préférable
d’importer les fournisseur une seule fois et le plus
tôt possible.
En effet on utilise les codes du
distributeur (numéro interne du fournisseur) qui peuvent déjà être utilisés si
des fournisseurs ont été crées manuellement. Dans ce cas le logiciel vous
propose de modifier le code du fournisseur qui préexistait.
Mise à jour des produits d’un fournisseur
La
fenêtre suivante est accessible à partir de la fenêtre servant à la création
des fournisseurs.
Presser le bouton Données externes pour y accéder. Sélectionnez l’onglet : Mettre à jour les produits existant.
Lorsque l’utilisateur clique sur le bouton : Choisir le répertoire contenant les dernières données, il doit indiquer au logiciel l’emplacement des données servant de source à la mise à jour des produits contenus dans Gentiane-Stock. Cet emplacement est en fait l’année pour laquelle le catalogue est utilisé. Entrez le numéro de l’année correspondant au tarif.
Le logiciel va alors remplacer certaines données (prix, conditionnement…) des produits qu’il connaît par celles contenues dans la base de données choisie.
Transmission au fournisseur de l’état du stock de ses
produits
Des accords commerciaux avec certains fournisseurs, nécessitent l’envoi à ces derniers de l’état du stock de leurs produits à une date donnée.
Le format des données est convenu entre le fournisseur et Gentiane Informatique.
La
fenêtre suivante est accessible à partir de la fenêtre servant à la création
des fournisseurs.
Presser le bouton Données externes pour y accéder. Sélectionnez l’onglet : Etat du stock.
Choisir la Date à laquelle on veut établir l’état, de telle manière que le logiciel calcule quel était le stock à cette date.
Cliquer sur Produire l’état du stock pour indiquer au logiciel de fabriquer l’état.
Cliquer enfin sur Envoyer l’état au fournisseur pour lui transmettre le fichier par courriel.
Le bouton Enregistrer sous permet de faire une sauvegarde du fichier.
Lieux de stockage
Vous accédez à la gestion des lieux de stockage à partir de la fenêtre principale en pressant le bouton Paramètres, puis en en sélectionnant dans le menu : Lieux de stockage.
Les lieux de stockage sont définis une désignation, et une température. La liste des lieux de stockage proposée pour un produit sera fonction de sa température de stockage.
Le bouton :Voir le stock du lieu présente l’inventaire du lieu de stockage.
Programmation d’une sauvegarde automatique
En cliquant à partir de la fenêtre principale sur Paramétrage/Sauvegardes…, la fenêtre suivante apparaît :
En cochant : Sauvegarde automatique de la base de à la fermeture du logiciel, vous indiquez au logiciel qu’il doit effectuer une sauvegarde automatique. Celle-ci aura lieu à la fermeture du logiciel ou à chaque changement de date.
Vous pouvez choisir de Conserver les 10 dernières dates de sauvegarde (10 fichiers de sauvegarde).
Cliquez sur Répertoire et indiquez l’emplacement du fichier de sauvegarde.
Lorsque Conserver les 10 dernières dates de sauvegarde est cochée, le logiciel impose le nom du fichier qui à la forme : aammjjGS.GBK.
Faute d’avoir demandé une sauvegarde automatique, le logiciel à sa fermeture vous propose de faire une sauvegarde elle n’a pas eu lieu dans la journée.
Attention
La sauvegarde consiste en la création d’un fichier de secours à extension : « .gbk » (Exemple : MaSauvegarde.gbk). Ce fichier est un duplicata compacté de la base de données. Faites Administration/Emplacement de la base de données, pour connaître sa position sur le disque dur. Elle porte une extension : « .gdb » (Par défaut : Stock.gdb »).
Nous insistons sur la nécessité de faire des sauvegardes régulières pour éviter la perte de données en cas de panne du système.
Autres paramètres
Le logiciel requiert quelques informations supplémentaires que l’on renseigne à partir de la fenêtre principale en pressant le bouton Paramètres, puis en sélectionnant : Autres paramètres dans le menu.
Le sous-menu proposé contient les rubriques :
-
Alarme péremption
-
Afficher les alarmes au premier
démarrage de la journée
-
TVA par défaut
-
N° de commande
-
Identification de l’imprimante
-
Identification du fax
-
Recherche de produit
- Créer automatiquement les commandes planifiées
Code barre
Raccourcis des opérations
Etiquettes des lots
-
Expression stock minimum
-
Courrier électronique
Alarme péremption indique le nombre de jours précédant la péremption d’un produit à partir duquel le logiciel vous avertit par une alarme (Voir la rubrique Alarmes pour plus de détails).
Afficher les alarmes au premier démarrage de la journée
Décochez cette option pour demander au logiciel de ne plus afficher les alarmes au premier démarrage de la journée.
TVA par défaut indique le taux de TVA de la majorité des produits, ce qui réduit le temps de création d’un nouveau produit (Voir la rubrique création d’un produit pour plus de détails).
N° de commande ouvre une fenêtre permettant de créer le format d’un numéro de commande. Ce format est utilisé lorsque l’on crée une commande, et que la coche : Numérotation automatique est mise.
L’utilisateur remplit les champs proposés de telle manière que le logiciel puisse concaténer leur contenu dans l’ordre suivant :
Préfix1+ Séparateur1+Préfixe2+Séparateur2+Prochain-numéro+Séparateur2+Suffixe.
Préfixe1, Préfixe2 et Suffixe permettent d’utiliser des mots clés : Date ou numéro utilisateur, qui seront remplacés par leur valeur au moment de constituer le numéro de commande.
Si la coche numérotation automatique n’est pas mise, le logiciel demandera le numéro de la commande à créer.
Identification de l’imprimante et du fax
Ouvre une fenêtre ou vous devez sélectionner dans la liste des imprimantes, celle qui va servir de sortie pour les sorties papier ou les télécopies.
Recherche de produit ouvre un sous-menu contenant les trois critères possibles de recherche de produit à partir de certaines fenêtres du logiciel. Cliquez sur le critère que vous allez utiliser par défaut.
Créer automatiquement les commandes planifiées le fait de cliquer sur cette option, active ou désactive cette fonctionnalité. Lorsqu’elle est active, le logiciel recherche à chaque changement de date, s’il y a des commandes à créer. Voir dans la rubrique Création d’un produit les explications sur le bouton : Commandes planifiées.
Code barre des raccourcis
Le logiciel permet d’enregistrer quelques codes barre qui seront considérés comme des raccourcis du clavier.
Le bouton Imprimer le code barre des raccourcis permet d’imprimer les codes barres des raccourcis qui pourront être collés prés de l’ordinateur.
Grâce à eux l’utilisateur inexpérimenté accède directement à la fenêtre qu’il souhaite utiliser (Voir politique du code barre).
Certaines douchette CCD permettent de lire le code barre directement sur les écrans plats aussi la coche : Voir les raccourcis douchette à l’écran permet d’afficher ces raccourcis directement sur l’écran. Chaque utilisateur pourra placer la fenêtre des raccourcis à sa convenance à coté de la fenêtre de l’application.
Le bouton : Code interne en guise de code barre produit, permet d’affecter à chaque produit le code interne du logiciel. Cette opération évite de devoir scanner le code de chaque produit. Dans ce cas on renonce à utiliser le code barre du fournisseur.
Remarque :
Il est nécessaire de paramétrer la douchette de telle manière qu’elle fasse précéder le code lu par un caractère « préfixe », et qu’il le fasse suivre par un caractère « suffixe ».
Ces éléments permettent au logiciel de distinguer les caractères saisis manuellement des caractères scannés. Ils doivent être des caractères peu usités pour ne pas interférer avec le code proprement dit. Nous proposons « [ » et « ] ». Parallèlement, le préfixe et le suffixe doivent être programmésdans Gentiane Stock dans la fenêtre ci-dessus
Code barre des lots, étiquetage des produits
A la réception, il est possible d’imprimer une étiquette code barre, contenant les informations sur le lot reçu : N° et date de péremption. Le logiciel vous permet de produire des étiquettes imitant le code barre du fournisseur selon la définition du code barre au niveau du paramétrage du fournisseur.
Vous pourrez définir des caractéristiques de la Feuille contenant les étiquettes, les dimensions de l’Etiquette.
Vous pourrez choisir l’Imprimante des étiquettes, qui sera alimentée en papier à étiquettes.
Vous pourrez opter pour une Impression directe, ou après prévisualisation des étiquette à imprimer.
Indiquez à partir de quelle étiquette le logiciel doit commencer à imprimer (ordre : de haut en bas et de gauche à droite) en remplissant le champ : Numéro du cadre : 1ère étiquette à imprimer.
Lorsque vous choisissez de prévisualiser les étiquettes à imprimer, la fenêtre ci-dessous apparaît.
Elle permet d’afficher les Pages à imprimer, de
régler le Zoom, de lancer l’impression, de paramétrer l’imprimante,
respectivement à l’aide des boutons : 
.
Dans cet exemple, l’impression commence à l’étiquette
1. en cliquant sur les boutons 
, vous pouvez changer le numéro de la première étiquette à
imprimer.
Le bouton : 
permet de vider la
liste des étiquettes sans les imprimer.
Le bouton : 
permet de vider la
liste des étiquettes sans les imprimer, et de réinitialiser à 1 le numéro de la
première étiquette à imprimer.
Expression stock minimum : Vous pouvez choisir la manière dont sera exprimé le stock minimum exigé pour chaque produit au laboratoire.
- En quantité : La Fiche produit de la fenêtre Stock proposera les champs de saisie pour le nombre de kits et de fractions nécessaires.
- En jours : La Fiche produit de la fenêtre Stock proposera le champ de saisie pour le nombre de jours d’autonomie désirée. Le logiciel calculera les défauts de stock à partir de ses statistiques de consommation.
Courrier électronique
Vous pouvez sélectionner dans le sous-menu proposé d’entrer les paramètres : SMTP ou POP3 selon les informations qui vous ont été communiquées par votre fournisseur d’accès internet.
Modifier le fichier modèle (.xls)
Les documents produits par Gentiane-Stock le sont à l’aide d’Excel. Chaque document possède un modèle. Les modèles sont rassemblés dans un classeur nommé « modeles.xls » situé sans le sous-répertoire : DATA du répertoire de travail.
Vous pouvez modifier la présentation de ces modèles, en agissant sur le format des cellules : Polices, couleurs, encadrement, largeur, hauteur.
Vous pouvez à partir d’un poste client récupérer le fichier modèle sur le serveur.
Attention :
Ne supprimez ni n’ajoutez de cellule au modèle, car le logiciel présuppose que les cellules sont toujours à la même position.
Copier/coller les produits à partir d'Excel
A partir de la fenêtre principale, cliquez sur Paramètres/ Copier/coller les produits à partir d'Excel.
La feuille Excel ci-dessous s’ouvre alors.
Collez vos données dans les colonnes dont le titre est sur fond gris (Consultez le commentaire de ces cellules pour connaître leur signification).
Pressez le bouton : Lecture pour demander au logiciel d’incorporer les données.
A la fin de l’opération le logiciel indiquera le nombre de produits créés, le nombre de classes et de sous-classes de produits, le nombre de fournisseurs le nombre de lieux de stockage.
Consulter
Permet à l’utilisateur de consulter le paramétrage.
Gestion
du stock
Suivi des opérations sur un lot
L’application gère le stock d’une liste de produits. Cette liste de produit est la « colonne vertébrale des données » manipulées par le programme.
Cette liste doit donc être maintenue par un utilisateur expérimenté.
Celui-ci devra assurer la création des produits, pourra effectuer un suivi des lots, et des opérations réalisées sur ces lot.
Le bouton : Masquer fiche produit permet de faire disparaître la Fiche produit de telle manière que l’ensemble de la fenêtre soit contenu dans un écran de résolution : 800 x 600. Lorsque la Fiche produit est invisible ce bouton est intitulé : Voir fiche produit.
Le bouton : Rafraîchir permet de mettre à jour l’affichage avec les données qui auraient pu être saisies sur un autre poste (mode multi-postes).
La Recherche d’un produit dans la liste est possible en saisissant les premiers caractères de la désignation, du code ou de la référence, puis en pressant le bouton : Envoi.
Le bouton Plus, permet de rechercher les enregistrements contenant la chaîne de caractères saisis, et d’en afficher la liste. Sélectionnez dans cette liste le produit que vous souhaitez atteindre.
Le critère de recherche sélectionné par défaut peut être programmé.
Il est possible d’appliquer des filtres à la liste des produits pour restreindre le nombres des produits affichés. Choisir un élément dans la boite-liste.
Toutes les combinaisons de filtre sont possibles.
Création d’un produit
La création d’un produit consiste à insérer un
enregistrement dans la liste des produits en pressant le bouton : 
.
Les champs décrivant le produit apparaissent alors vierge à l’exception de la TVA qui prend par défaut la valeur la plus courante (Voir TVA par défaut dans le chapitre : Paramétrage).
Pour définir la Classe du produit, sélectionnez une classe dans la liste proposée (Voir l’utilité des classes au chapitre : Paramétrage, dans la rubrique : Classes de produit). Idem pour la Sous-classe
Choisissez un Fournisseur dans la liste proposée.
Si vous ne commandez pas directement chez le fournisseur, indiquez le Distributeur.
La Ligne budgétaire est un code utilisé par l’administration pour la gestion des marchés publics.
Entrez le Conditionnement : par exemple pour 10 fois 500 ml, saisissez 10 puis 500, puis ml dans le champ appelé Unités. La terminologie adoptée dans le logiciel désigne sous le terme de fraction de kit le sous-conditionnement (ici le flacon de 500ml).
La Température de stockage vous permettra de choisir un lieu de stockage (au cours d’une réception de commande) qui garantit la température nécessaire au produit.
Le Stock minimum, est une donnée importante. Il s’agit soit d’une quantité, soit d’un nombre de jours selon la manière dont vous souhaitez exprimer le stock minimum.
Il exprime soit le nombre de jours de consommation normale du produit que doit contenir le stock, soit la quantité minimum qui doit être détenue au laboratoire.
En deçà de ce niveau, une alarme est déclenchée (Voir le chapitre alarmes).
Inutilisé : cette coche doit être mise si le produit n’est plus commercialisé. Celui-ci sera masqué tant que la coche : Voir produits inutilisés ne sera pas mise.
Introduisez manuellement le Code barre ou scannez le. Cliquez sur Impression pour imprimer la liste des produits sélectionnés.
La coche Gestion des fractions ouvertes : active la gestion du suivi des fractions déstockées. Celles-ci sont alors considérées comme ouvertes au déstockage. L’utilisateur doit préciser le nombre de jour de Stabilité de la fraction ouverte, sa Température de stockage, son Lieu de stockage par défaut. Si la coche : Etiquetage fractions est mise, le logiciel propose une étiquette code-barre spécifique de la fraction (code interne d’identification). Vous pouvez voir la liste des fractions ainsi gérées en pressant le bouton : Fractions ouvertes.
Le champ Code établissement est utilisé pour contenir le code du produit dans l’établissement auquel appartient le laboratoire. Lorsque l’on souhaite transmettre les informations sur : les commandes, les réception, les mouvements du stock (transmission à l’administration d’un centre hospitalier).
Le champ Adresse fiche, contient l’adresse internet de la fiche produit sur le site du fournisseur.
Les boutons et les coches ci-dessous donnent accès à des informations supplémentaires sur le produit sélectionné ou l’ensemble des produits :
Etat
du produit : Affiche selon le choix de l’utilisateur : listing
des lots, et les opérations qui les concernent ,
ou une liste chronologique de toutes les opération réalisées sur le produit.
Etat produits sélect. : Affiche le listing des lots, et les opérations qui concernent la liste des produits sélectionnés par l’utilisateur.
Etat tous produits : Affiche un listing de tous les produits, avec le stock de chacun.
Voir commandes : Affiche toutes les commandes du produit sélectionné.
Créer commande : Permet de créer une commande pour le produit sélectionné.
Fractions ouvertes : Permet de voir la liste des
fractions ouvertes
Alarmes : Permet un accès au listing des alarmes.
Suivi graphique : Présente une représentation graphique pour le produit sélectionné de l’opération choisie.
Commandes : Donne accès à la fenêtre des commandes et ferme celle-ci.
Stock par lieu : Ouvre la fenêtre de paramétrage des lieux de stockage. L’utilisateur pressera ensuite le bouton : Voir stock du lieu.
Impression : Ouvre un menu déroulant vous
permettant de choisir si vous désirez imprimer les fiches produit ou le code
barre des produits sélectionnés. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner
tous les produits en cliquant avec le bouton droit dans la liste des produits.
Voir produits inutilisés : permet de rendre visibles les produits dont la coche : Inutilisé est mise (Ces produits ne sont plus commercialisés). Cochez Seuls pour ne voir que ceux-ci.
Le bouton Planifier commandes/Lot réservé donne accès à la programmation de commandes.
Vous pouvez aussi Définir un numéro de lot qui est réservé pour une année chez le fournisseur.
Celle-ci permet de préparer automatiquement un plan de livraisons (jusqu’à 4 par mois) si l’on connaît la quantité de produit dont on a besoin pour un an. Entrez le nombre de kits nécessaire dans le champ : Quantité totale annuelle, le nombre de livraisons souhaitées dans le champ Livraisons par an, choisissez enfin le mois de départ des livraisons dans le champ A partir de. Pressez le bouton : Répartition automatique pour demander au logiciel de faire une répartition équitable des livraisons sur 12 mois.
Validez votre choix en pressant Ok pour fermer la fenêtre.
Si ponctuellement vous ne souhaitez plus recevoir l’une des commandes planifiées (et donc que le logiciel ne déclenche pas cette commande), simulez le fait que cette commande a déjà été passée en ajoutant une astérisque dans la cellule correspondante, après la quantité à livrer (Ex : 2*).
Suivi des lots d’un produit
Lorsqu’un
produit est sélectionné, la liste des lots qui le concernent devient visible.
Elle indique pour chaque lot, son numéro, sa date limite d’utilisation, son
stock. Un ensemble de coches permet de masquer certains lots : Masquer
les lots périmes, filtre les lots dont la péremption n’est pas encore
atteinte ; Masquer les lots épuisés, ne laisse voir que les lots
qui on du stock ; Masquer les lots en cours, ne laisse plus voir
que les lots périmés ou qui n’ont plus de stock. La combinaison de ces coches
est possible.
Imprimer n étiquettes du lot lance l’impression d’un nombre d’étiquettes correspondant au nombre de fractions. Ces étiquettes permettent d’étiqueter les produits lorsqu’ils sont stockés déconditionnés en fractions. Celle-ci pourront être visualisées ou imprimées en pressant le bouton : Voir étiquettes.
Ces données sont modifiables ici, à des fins de correction, ce n’est pas la voie naturelle de leur saisie. En effet un lot est normalement créé au moment de la réception d’une commande du produit.
A noter que le stock des lots périmés apparaît en négatif.
Suivi des opérations sur un lot
Lorsqu’un lot est sélectionné, les opérations qui l’ont affecté apparaissent. Cela permet de suivre l’historique du lot.
Ces données sont modifiables ici, à des fins de correction, ce n’est pas la voie naturelle de leur saisie. En effet une opération est créée à partir de la fenêtre Opérations courantes.
La
création ou la modification d’une opération est cependant possible. Il faut
insérer un nouvel enregistrement à l’aide du bouton : 
. Le champ date est rempli automatiquement avec la
date courante. Choisissez une opération dans la liste proposée dans le champ
Opération, entrez le nombre de kits et de fractions concernés par l’opération.
Eventuellement, entrez vos remarques.
Vous
pouvez choisir parmi les opérations ci-contre. Les opérations : Déstocker
ou Transmettre provoquent l’affichage d’un ticket de retrait.
Informations sur le produit
Le bas de la fenêtre de gestion de stock, comporte un ensemble d’indications utiles à la maintenance du stock. Pour certaines informations, les quantités, sont exprimées par 2 champs : le premier pour exprimer les kits entiers, le second pour les fractions de kit.
Le logiciel effectue des statistiques sur l’utilisation du produit, en utilisant l’historique des opérations réalisées. Les résultats sont ramenés au mois.
A partir de la fenêtre de gestion des stocks, pressez le bouton : Suivi graphique.
La fenêtre ci-dessus s’ouvre alors qui vous permet de déterminer la date de départ de l’historique, et le choix de l’opération dont vous voulez afficher le graphique. Lorsque vous pressez Ok, le graphique s’affiche comme dans l’exemple suivant.
Fractions ouvertes
La fenêtre de gestion des fractions ouvertes est accessible à partir de fenêtre Stock.
Cliquer sur le bouton Fractions ouvertes. Le logiciel présente les fractions gérées du produit sélectionné.
La coche : Tous les produits permet d’afficher aussi les fractions des autres produits dont la coche Gestion des fractions ouvertesa été mise.
Sélectionnez le type de données que vous souhaitez voir : (Disponibles, Epuisé etc…)
Dans la fenêtre Détail de consommation, vous pouvez entrer ou consulter les informations relatives à la consommation de la fraction sélectionnée. Entrez uniquement la quantité, la date sera ajoutée par le logiciel.
La saisie d’une consommation postérieure à la date de péremption sera assimilée à une destruction.
Le bouton Etat permet d’établir un listing des fractions ouvertes sélectionnées.
Gestion des commandes
Liste des produits dans une commande
Edition des commandes par fournisseur
Accusé de réception de commande
La fenêtre de gestion des commandes est accessible à partir de la fenêtre principale, en pressant le bouton : Commandes.
Elle présente la liste des commandes, pour chacune la liste des produits, et pour chaque produit, les réceptions.
Elle permet de créer des commandes,
On peut aussi à partir de cette fenêtre, accéder à l’utilitaire qui prépare les commandes planifiées, et l’on peut consulter la liste des commandes qui ont été passées pour un produit sélectionné.
Création des commandes
Pour créer une commande, pressez le bouton : 
, cela a pour effet d’insérer une ligne vierge dans la
liste des commandes.
Saisissez ensuite le numéro de commande. Ce numéro peut être créé automatiquement par le logiciel (voir paramétrage).
Saisissez le mode d’envoi en sélectionnant l’un des modes proposés dans le champ : Mode d’envoi. Le mode d’envoi va déterminer la façon dont la commande sera émise :
- Envoyée par Internet (Mail)
- Imprimée (Courrier)
- Fax (Fax)
- Spécifique (Définie avec le fournisseur ).
Le
PC devra avoir été configuré en conséquence par l’adjonction d’un modem ou
d’une imprimante.
Choisissez enfin le fournisseur, destinataire de la commande.
Le bouton Visualiser, donne un aperçu de la commande.
Le bouton Envoyer provoque l’émission de la commande par le mode d’envoi choisi. A ce moment le champ Date Cde est automatiquement rempli à la date courante.
Le bouton Anomalies permet de lister (pour le fournisseur de la commande sélectionnée) les différences entre les prix prévus, et les prix pratiqués.
Par défaut, les commandes sont classées par numéro.
L’utilisateur peut attribuer un numéro de marché en utilisant la boite déroulante : Marché. Les marchés doivent avoir été créés au préalable pour le fournisseur concerné à l’aide de la fenêtre accessible par le bouton : Marchés.
La notion de marché permet de regrouper des produits commandés à un fournisseur en un lot, et pour lequel il est consenti des conditions particulières.
La coche : Masquer les commandes résolues, permet de ne visualiser que les commandes pour lesquelles tous les produits commandés n’ont pas été reçus.
Les commandes résolues sont des commandes dont la réception a été intégralement faite, et le stockage effectué.
La coche : Masquer les commandes envoyées, permet de ne visualiser que les commandes en cours.
Le champ Distributeur-Provenance doit contenir le nom du distributeur si vous ne commandez pas directement au fournisseur.
Création des marchés
Pour créer un marché, on doit suivre les étapes suivantes :
- Choix du fournisseur,
- Entrer le numéro du marché
- Entrer les dates de début et de fin.
- Entrer le montant de budget prévu.
- Sélectionner les produits concernés par le marché.
Pour inclure un produit du fournisseur dans le marché, double-cliquez dessus dans la liste des Produits à inclure dans le marché. Pour ôter un produit du marché, double-cliquez dessus dans la liste des Produits contenus dans le marché.
La liste : Marché du fournisseur sélectionné, présente les marchés du fournisseur choisi. En mettant la coche : Marchés en cours, vous masquez les marchés échus.
Au fil de la durée du marché, l’utilisateur pourra comparer le Budget prévu avec le Montant commandé, et le montant Facturé.
Le bouton : Envoyer vers Excel édite la liste des marchés du fournisseur.
Le bouton : Statistiques présente un graphique
d’évolution des commandes et des facturations comparé au budget.
Liste des produits dans une commande
Le bouton Historique des commandes, affiche la liste des commandes passées pour le produit sélectionné. Le logiciel demande à partir de quelle date il doit commencer l’historique. Attention, seules les commandes qui ont été envoyées (dont le champ date a été renseigné) apparaissent dans ce listing.
Le
bouton Edition des commandes par fournisseur ouvre une fenêtre qui
regroupe tous les produits du fournisseur choisi, avec l’historique des
commandes sur les douze derniers mois.
L’utilisateur peut éditer les quantités à commander pour le mois en cours.
Le bouton Commandes planifiées donne accès à la gestion des commandes pré-programmées.
Le bouton MAJ Stock propose une mise à jour manuelle des opérations de stockage dans le cas ou l’on modifierait une ligne de réception qui serait déjà stockée.
Le bouton : Modification n’est actif que si aucune réception n’existe pour le produit sélectionné. Il permet de modifier la ligne sélectionnée, même lorsque la commande a été envoyée pour le cas où le fournisseur supprimerait ou remplacerait une référence. Lorsque la commande n’est pas encore envoyées, le bouton Modification n’est pas visible.
La coche : Masquer les produits reçus (et stockés), permet de ne visualiser que les produit pour lesquels les réceptions ne sont pas achevées.
La coche : Produits à commander seuls, lorsqu’elle est mise filtre les produits du fournisseur dans la liste : Produit, de telle manière que seuls les produits faisant l’objet d’une alarme soient visibles.
La coche : Produits à commander seuls, lorsqu’elle est mise filtre les produits du fournisseur dans la liste : Produit, de telle manière que seuls les produits faisant l’objet d’une alarme soient visibles.
Le bouton Commandes planifiées ouvre la fenêtre :
Le tableau qu’elle contient représente approximativement les semaines de l’année. La semaine sélectionnée est la semaine courante.
Si les commandes planifiées ont été déjà créées, le ‘N’ est remplacé par un ‘O’.
Le bouton Créer les commandes de la cellule active lance la création des commandes planifiées pour cette semaine.
Le bouton Réinitialiser la cellule force à ‘N’, le contenu de la cellule, ce qui signifie que l’on peut à nouveau créer les commandes pour cette semaine.
Le bouton Réinitialiser le tableau, force à ‘N’ toutes les cellules.
Quitter sans commander, ferme la fenêtre sans affecter le tableau, ni les commandes.
Réception d’une commande
Un produit commandé, peut faire d’objet d’une ou plusieurs opérations de réception, selon qu’il est livré complètement en une fois ou par parties.
Pressez le bouton : 
pour ajouter une ligne
vierge à la liste des réceptions du produit commandé. Renseignez ensuite les
champs proposés.
Lorsque le champ prix unitaire est renseigné, et que le prix est supérieur au prix indiqué dans la fiche de description du produit
(Voir : Création d’un produit), une alarme est déclenchée.
Lorsque le produit possède un numéro de lot réservé pour l’année (Voir : Création d’un produit /Commandes planifiées), et que le lot livré n’est pas celui attendu, une alarme est déclenchée.
Le bouton Stocker n’est activé que pour les réceptions qui n’ont pas encore été stockées, il ouvre la fenêtre des Informations de stockage. Celle-ci sert à définir le lot reçu et le lieu de stockage :
Renseignez dans la fenêtre proposée, la péremption (si le lot n’est pas encore connu), le lieu de stockage (dans la liste des lieux de stockage où la température requise est assurée).
Le bouton Code barre permet de scanner ou de saisir le code barre du produit sélectionné.
Le bouton Accusé Cde ouvre une fenêtre permettant de consulter l’accusé de réception retourné par le fournisseur lors de l’envoi d’une commande en mode Spécifique (voir le mode d’envois des commandes).
Le bouton Bordereau Liv. ouvre une fenêtre permettant de consulter les bordereaux de livraison envoyés par le fournisseur lors de l’envoi d’une commande en mode Spécifique.
Le bouton Préparer n étiquettes du lot, permet d’imprimer le nombre souhaité d’étiquettes contenant les informations sur le lot, selon la définition du code barre au niveau du paramétrage du fournisseur. Celle-ci pourront être visualisées ou imprimées en pressant le bouton : Voir étiquettes.
Edition des commandes par fournisseur
Le tableau ci-dessous, présente la liste des produits pour le fournisseur choisi, avec l’historique des commandes pour les 11 mois qui précèdent, le mois courant (commandes déjà envoyées).
Seule la colonne du mois courant (en blanc) peut être éditée. Elle concerne les commandes non encore envoyées.
Choisissez un fournisseur pour faire apparaître la liste de ses produits, puis saisissez les quantités à commander.
Pressez ensuite le bouton : Créer la commande pour que la saisie soit matérialisée en commande.
Le logiciel crée alors la commande si nécessaire ou modifie une commande en attente d’envoi.
La coche : Produits à commander seuls, lorsqu’elle est mise filtre les produits du fournisseur dans la liste : Produit, de telle manière que seuls les produits faisant l’objet d’une alarme soient visibles.
La colonne : Recommandé apparaît alors pour guider l’utilisateur.
Le bouton : Quantité recommandée permet d’affecter à tous les produits la quantité recommandée.
Si une commande est crée, le numéro de commande pourra être demandé par le logiciel.
Le bouton Envoyer vers Excel offre une sortie à ce tableau qui peut être imprimée.
Si vous pressez Fermer sans presser Créer la commande, les saisies seront ignorées.
Remarque :
Pour éliminer un produit qui aurait déjà été en commande, mettez zéro à sa quantité.
Accusé de réception de commande
Vous accédez à la fenêtre ci-dessous à partir de la fenêtre des commandes en pressant le bouton Accusé Cde.
La grille affichant le Contenu de l’accusé de réception présente par défaut la liste des produits pour lesquels des problèmes se posent.
Dans le rectangle : Commande correspondant à la ligne de l’accusé de réception, apparaît la commande d’origine.
Le logiciel compare ligne à ligne l’accusé de réception et la commande et liste les problèmes rencontrés.
Celle-ci est affichée dans l’onglet : Analyse des données à droite de la grille.
L’onglet : Message : présente le message envoyé avec l’accusé.
Ces problèmes peuvent être les suivants :
- Produit inconnu de GENTIANE-STOCK (Mettre à jour le catalogue).
- Produit de substitution inconnu de GENTIANE-STOCK (Mettre à jour le catalogue).
- Produit inconnu du fournisseur (Vérifiez la référence).
- Produit en rupture de stock.
- Produit remplacé.
- Produit non commandé (Avertissez le fournisseur).
- Les quantités ne correspondent pas.
Suivez l’ordre des opérations proposées en :
- Sélectionnant un à un les produits (à problème) ;
- Cliquant sur les boutons Supprimer la ligne de commande, Créer la ligne de commande ou Accepter la substitution. Ces boutons ne sont actifs que lorsque l’opération à laquelle ils correspondent est possible.
Lorsque vous décochez : Voir uniquement les lignes à problème, l’ensemble des lignes de l’accusé de réception apparaissent.
Si vous cochez : Considérer l'accusé comme traité et le supprimer à la fermeture de la fenêtre, le logiciel supprimera les données relatives à l’accusé de réception sur le disque dur ; le bouton Accusé Cde de la fenêtre des commandes deviendra inactif.
Bordereau de livraison
Vous accédez à la fenêtre ci-dessous à partir de la fenêtre des commandes en pressant le bouton Bordereau Liv..
La grille : Produits dans le bordereau de livraison, présente la liste des produits livrés.
Si des problèmes se posent, relativement à la commande, leur liste est affichée dans le rectangle : Analyse des données. L’onglet : Message : présente le message envoyé avec l’accusé.
Ces problèmes peuvent être les suivants :
- Produit inconnu de GENTIANE-STOCK (Mettre à jour le catalogue)
- Produit de substitution inconnu de GENTIANE-STOCK (Mettre à jour le catalogue)
- Produit inconnu du fournisseur (Vérifiez la référence)
- Produit en rupture de stock.
- Produit remplacé.
- Produit non commandé (Avertissez le fournisseur).
- Les quantités ne correspondent pas.
- Livraison du produit annulée.
- Livraison du produit partielle : reste à livrer ‘n’.
- Livraison ajournée.
- Lot périmé.
- Lot livré différent du lot attendu (Lots réservés chez le fournisseur Voir Création de produit/Commandes planifiées )
Le rectangle analyse affiche en outre l’état de la réception :
- Reçu.
- Stocké.
Suivez l’ordre des opérations de la manière suivante :
- Sélectionnez un produit,
- Sélectionnez un lot,
- Cliquez sur le bouton : Recevoir le lot sélectionné, cliquez sur le bouton : Stocker le lot,
- Lorsque le bordereau est entièrement reçu, passez au bordereau suivant en cliquant sur : >>.
Lorsque la coche Imprimer étiquettes du lot est mise, il est produit autant d’étiquettes que de fractions reçues.
Cliquez sur Considérer le bordereau comme traité et le supprimer à la fermeture de la fenêtre, pour supprimer les données relatives au bordereau en cours.
Opérations sur le stock
Opérations de réception et stockage
L’ensemble des opérations réalisées sur le stock peuvent être entrées à partir d’une fenêtre unique. Celle-ci s’intitule Gestion simplifiée. Elle est accessible à partir de la fenêtre principale, par le bouton : Opérations courantes.
La création d’une opération sur le stock, passe par la sélection du produit impliqué. Pour choisir un produit, entrez les premiers caractères significatifs de la désignation, de la référence ou du code du produit. Cochez le critère de recherche, puis pressez le bouton : Envoi. Le logiciel affiche alors le premier produit de la liste dont les caractères correspondent à ceux qui ont été saisis. Le bouton Plus, permet de rechercher les enregistrements contenant la chaîne de caractères saisis, et d’en afficher la liste. Sélectionnez dans cette liste le produit que vous souhaitez atteindre.
Le produit peut aussi être sélectionné en utilisant l’onglet Produits qui présente la liste des produits.
Il ajoute d’autres critères de filtration.
Opérations de déstockage
On distingue trois opérations de déstockage :
- le retrait qui correspond à l’utilisation normale du produit,
- la destruction pour l’élimination des produits périmés,
- le retour, lorsque l’on souhaite renvoyer le produit au fournisseur.
Le
retrait
Ouvrir la fenêtre : Opérations courantes, choisir l’onglet : Déstockage, puis l’onglet : Retrait.
Choisissez le produit à traiter (Voir ci-dessus le choix d’un produit).
Le logiciel présente les informations : Stock utilisable, et A commander, indiquant respectivement la quantité maximale de produit que l’on peut utiliser, et la quantité à commander si le stock est trop bas.
Renseigner les champs indiquant la quantité à retirer : Quantité à retirer, et Fractions de kit.
Entrez une éventuelle remarque, puis pressez le bouton Retirer.
Vous pouvez scanner le code barre d’un lot si les informations sur le code barre du fournisseur ont été renseignées. Une opération : ‘Déstocker ce lot’ est crée qui diminue le stock du lot d’un ou de la quantité définie dans le déstockage usuel au niveau de la fiche produit.
Le logiciel vous propose alors d’éditer un ticket de retrait. Ce document sert de trace écrite à l’opération, mais surtout de guide car y figure le numéro du lot à retirer en priorité, et son lieu de stockage.
A la douchette, sélectionner le raccourci : Déstockage/Retirer, scanner le code barre du produit (sur la boite ou le cahier des code barre), scanner le code barre du lot.
La
destruction
Ouvrir la fenêtre : Opérations courantes, choisir l’onglet : Déstockage, puis l’onglet : Détruire.
Choisissez le produit à traiter (Voir ci-dessus le choix d’un produit).
Le logiciel présente dans la grille, la liste des lots périmés. Les seuls normalement voués à la destruction. Entrez la quantité à détruire dans les champs prévus à cet effet, puis pressez le bouton Détruire.
Le
retour
Ouvrir la fenêtre : Opérations courantes, choisir l’onglet : Déstockage, puis l’onglet : Retourner.
Choisissez le produit à traiter (Voir ci-dessus le choix d’un produit).Le logiciel présente dans la grille, la liste des lots pouvant être retournés au fournisseur. Entrez la quantité à retourner dans les champs prévus à cet effet, puis pressez le bouton Retourner.
Opérations de réception et stockage
Ouvrir la fenêtre : Opérations courantes, choisir l’onglet : Réception/Stockage.
Choisissez le produit à traiter (Voir ci-dessus le choix d’un produit).
La liste des commandes en attente de réception est présentée dans une grille. Entrez les informations correspondant aux champs affichés : Quantité reçue, N° de lot, N° du bordereau de livraison, N° de facture, Prix unitaire, et éventuellement vos remarques. Les champs Prix prévu et Remise prévue sont consultatifs. Ils permettent de comparer les conditions faites par le fournisseur.
Le bouton Stocker devient actif, pressez le pour enregistrer l’opération.
Le bouton Saisie code barre permet de scanner ou de saisir le code barre du produit sélectionné.
Lorsque la définition du code barre du fournisseur est précisée, vous pouvez scanner directement les étiquettes des lots sur les coffrets reçus. Chaque lecture incrémente la quantité reçue.
La coche Imprimer n étiquette du lot, commande l’impression des étiquettes à coller sur chaque fraction, selon le paramétrage effectué.
Lorsque le produit reçu possède un numéro de lot réservé pour l’année, et que le lot livré n’est pas celui attendu (Voir : Création de produit/Commandes planifiées), une alarme est déclenchée.
La fenêtre Informations stockage vous est alors proposée pour finir de rentrer les informations concernant le lot stocké : Péremption, Lieu de stockage, Remarque éventuelle.
A la douchette scanner le raccourci : Réception/Stockage, scanner le code barre du produit (sur la boite ou le cahier des code barre), scanner le code barre du lot.
Opérations de commande
Ouvrir la fenêtre : Opérations courantes, choisir l’onglet : Commandes.
Choisissez le produit à traiter (Voir ci-dessus le choix d’un produit).
Le logiciel connaît le fournisseur du produit. Si vous avez coutume de passer par un distributeur, le choix : Commander à apparaît. Par défaut, c’est le distributeur qui est sélectionné. Vous pouvez opter pour une commande directe au fabricant.
Le logiciel propose automatiquement la commande en cours de préparation pour le fournisseur (ou le distributeur).
Indiquez la Quantité souhaitée, puis pressez le bouton : Valider.
A l’aide du bouton Voir commande, vous pouvez consulter la commande en cours. Si cette commande comportait déjà le produit, la quantité précédemment en commande est indiquée dans le champ : Quantité déjà enregistrée en commande.
S’il n’existe pas de commande en cours, le logiciel va en créer une.
Il vous demandera quel numéro vous souhaitez lui affecter, si le paramétrage ne précise pas d’utiliser la numérotation automatique. Dans le cas contraire le numéro de commande est créé automatiquement (Voir la rubrique : Paramétrage/Paramètres/N° de commande pour plus de détails).
Lorsque le logiciel possède assez d’information sur la consommation du produit, il conseille une quantité pour remettre le stock à niveau dans le champ : Quantité conseillée pour compléter le stock.
Vous pouvez émettre la commande en pressant le bouton : Passer la commande. Le mode d’émission utilisé est celui programmé par défaut pour le fournisseur destinataire.
Edition commande par fournisseur : voir commande par fournisseur.
Enregistrement d’une facture
Les factures sont reçues généralement après les produits. Leur enregistrement constitue la dernière étape de la réception d’un produit. Cette opération permet de vérifier l’application des conditions commerciales par le fournisseur.
Traçabilité
Pour un produit donné, vous souhaitez savoir quels lots ont fait l’objet d’un déstockage à une date donnée.
Ouvrir la fenêtre : Opérations courantes, choisir l’onglet : Traçabilité.
La fenêtre suivante s’ouvre alors.
La Liste des lots objets du dernier traitement à la date indiquée s’affiche. Ce sont les derniers lots à avoir été déstockés à la date choisie par l’utilisateur (plusieurs lots peuvent avoir été déstockés le même jour).
Chaque lot est documenté sur sa réception dans la partie de la fenêtre nommée : Information sur la réception du lot sélectionné.
Les alarmes
Le logiciel a un rôle de surveillance du stock. Cette surveillance le conduit à renseigner l’utilisateur, sur les actions à entreprendre pour maintenir le bon état du stock.
Lorsque
l’on clique sur le bouton : Alarmes, l’application présente le menu
ci-contre. L’utilisateur peut choisir de voir Toutes les alarmes ou
seulement les alarmes filtrées.
Dans le cas où l’utilisateur utilise un filtre par fournisseur, le logiciel demande si l’on veut les alarme du fournisseurs choisi, ou les alarmes de tous les fournisseurs.
Les informations contenues sur le rapport d’alarmes, sont orientées produit. Chaque produit affiché requiert une ou plusieurs interventions de l’utilisateur.
Ces informations sont consignées dans les colonnes suivantes :
- Quantité à commander : pour indiquer que le stock est insuffisant et inciter l’utilisateur à préparer une nouvelle commande,
-
En attente : les
produits sont commandés, mais ne sont pas arrivés ou la commande n’a pas été
émise.
-
Validité inférieure à n
jours : le produit sera périmé dans n jours. Le nombre n est le
paramètre : Alarme péremption.
-
Commande à envoyer :
la commande a été préparée, mais pas émise.
-
Commande à stocker :
Certains produits de la commande sont enregistrés comme reçus, mais n’ont pas
été stockés.
Pour chaque ligne affichée, le logiciel active ou désactive des boutons. Ces boutons déclenchent une opération qui va corriger le problème signalé dans l’alarme l’alarme.
Dans l’exemple ci-dessus le produit sélectionné est à commander, et le stock contient un lot périmé.
Selon que les alarmes concernent un lot particulier ou plusieurs lots d’un même produit, le numéro est précisé (avec son lieu de stockage) ou remplacé par la mention : Tous lots.
Le bouton Imprimer permet d’exporter le contenu du tableau vers Excel.
Vous pouvez paramétrer un affichage de toutes les alarmes au premier démarrage de la journée.
Administration
Utilisateurs/Gestion des utilisateurs
Emplacement de la base de données
Réplication de la base de données
Supprimer des données d’avant…
Le bouton : Administration de la fenêtre principale, ouvre un menu déroulant contenant les choix suivants :
- Changement d’utilisateurs (Si des utilisateurs ont été créés)
-
Gestion des utilisateurs
-
Gestion des laboratoires
(Mode multi-laboratoires)
- Installation définitive (Si on est en mode démonstration)
-
Mise
à jour
-
Emplacement de la base de
données
-
Réplication de la base de
données
-
Nettoyage des tables
-
Supprimer les données d’avant…
-
Interbase
Changement d’utilisateur
On peut changer l’utilisateur en choisissant un autre utilisateur dans la fenêtre proposée. Les droits du nouvel utilisateur seront appliqués.
Si l’administrateur a protégé les tables par un mot de passe, le logiciel demande à l’utilisateur de s’identifier.
Le champ Nom est renseigné par le choix d’un utilisateur dans la liste des utilisateurs qui ont été créés. Le champ Mot de passe doit être renseigné avec le mot de passe de l’utilisateur choisi.
S’il souhaite devenir utilisateur, l’administrateur devra entrer uniquement son propre mot de passe.
Le bouton Paramètres personnels permet de présenter ou de masquer le panel des paramètre de chaque utilisateur. Ce dernier ne sera visible que si l’utilisateur à correctement entré son identité.
Ces paramètres, sont mémorisés et restitués à chaque fois que l’utilisateur se reconnecte.
La coche Voir les raccourcis douchette à l’écran permet de présenter ou de masquer les raccourcis code barre des opérations essentielles de gestion du stock.
La coche Voir les produits inutilisés, rend visibles dans la fiche des produits, ceux qui ont été marqués comme n’étant plus utilisés (Consultez l’aide à la création d’u produit).
L’ensemble des coches : Filtres commandes, se retrouve dans la fenêtre de gestion des commandes. Soit dans la partie : liste des commandes, soit dans la partie : produits commandés.
L’ensemble des coches : Filtre des lots, se retrouve dans la fenêtre des gestion du stock, dans la partie réservée aux lots.
Utilisateurs/Gestion des utilisateurs
Le logiciel est capable de gérer une liste d’utilisateurs, dotés de droits différents. Cette gestion s’opère sous la responsabilité d’un administrateur.
L’administrateur est le seul habilité à disposer de ces fonctionnalités. Il peut choisir de les laisser en accès libre ou d’empêcher par un mot de passe leur manipulation par d’autres utilisateurs.
L’administrateur accède à la fenêtre de gestion des utilisateurs par la le menu de la fenêtre principale en sélectionnant : Administration/Gestion des utilisateurs. Préalablement à l’ouverture son mot de passe lui est demandé, s’il en a déjà saisi un.
L’administrateur est l’utilisateur initial du programme. Il possède tous les droits. C’est à lui que revient la charge d’inscrire des utilisateurs.
Il a la possibilité d’entrer un mot de passe dans le champ : Mot de passe administrateur qui empêchera les autres utilisateurs d’accéder à cette fenêtre.
L’inscription d’un nouvel utilisateur se fait en pressant le
bouton : . Le logiciel propose alors une ligne vierge dans la liste
des utilisateurs, dans laquelle sont entés le nom et le mot de passe du nouvel
inscrit. Lorsque la ligne est validée en pressant le bouton : 
, le logiciel attribue un numéro auto incrémenté à
l’utilisateur créé. Automatiquement la liste des droits est mise à Faux.
Les droits octroyés doivent être mis à Vrai.
Le bouton Imprimer le code barre des utilisateurs permet d’obtenir un raccourci pour sélectionner l’utilisateur lorsque la fenêtre d’identification de l’utilisateur est ouverte.
Le bouton Déconnecter utilisateur permet à l’administrateur de déconnecter arbitrairement un utilisateur sur quelque poste qu’il utilise.
Le bouton Opérations réalisées par l’utilisateur permet d’accéder à la liste des opérations réalisées par l’utilisateur sélectionné. La fenêtre suivante s’ouvre alors.
On
peut choisir le type d’opération en sélectionnant une option dans les Actions
de l’utilisateur.
Il est possible de filtrer une période en entrant la date de début et la date de fin dans les champs : Du et Au.
Si la coche Administrateur est mise, ce sont les actions de l’administrateur qui sont présentées.
Installation définitive
Si vous avez choisi DEMO comme code de débridage lors du premier démarrage du logiciel, celui-ci se lance en mode démonstration durant un mois et 50 produits. Vous pouvez à tout instant, réaliser une installation définitive. Cette fonction force le logiciel à redemander le code de débridage. Contactez-nous pour obtenir votre code de débrigage.
Mise à jour du programme
La mise à jour du logiciel permet de remplacer le programme en cours par le nouveau programme que vous avez reçu.
Vous recevez un nouveau programme par téléchargement. Celui-ci s’appelle « Stock.new ».
La procédure de mise à jour va renommer votre programme « Stock.exe » en « AncienStock.exe », puis « Stock.new » en « Stock.exe ». Au passage, la clé de débridage est récupérée dans le programme original.
Emplacement de la base de données
Cet utilitaire permet de gérer plusieurs bases de données pour par exemple plusieurs laboratoires.
Vous pouvez changer le chemin dans lequel les données sont puisées et stockées. Si le chemin indique une base de données qui n’existe pas, le logiciel va tenter de la créer.
En mode multi-postes, la base de donnée est obligatoirement située sur un disque dur du serveur.
Réplication de la base de données
La réplication de la base de données est accessible à partir de la fenêtre principale en faisant : Administration/Réplication de la base de données.
La réplication de la base de données est une opération nécessaire lorsque l’on modifie le nom de l’ordinateur (version mono-poste) ou du serveur (version multi-postes). En effet, les droits d’accès aux tables sont liées au nom de l’ordinateur.
Les boutons : Source et Destination servent à parcourir le poste de travail pour respectivement trouver la base de données d’origine et nommer la base de données à créer.
Cliquez sur Répliquer une fois les champs Source et Destination remplis.
Evolution du stock
A partir de la fenêtre principale cliquez sur Exploitation (si vous utilisez le logiciel Gi-Compta) ou sur Administration (si vous travaillez avec Gentiane-stock), puis choisissez Evolution du stock…
Choisissez l’Opération pour laquelle vous souhaitez avoir des informations. Choisissez le mode d’Expression du calcul, et la période concernée.
Eventuellement, appliquez les filtres de votre choix.
Cliquer sur Calcul pour obtenir sur chaque produit du stock la somme des enregistrements pour l’opération choisie, avec le détail par lot.
Cliquer sur Cinétique mensuelle pour afficher la courbe d’évolution mensuelle des enregistrements cumulée pour les produits concernés dans le filtre.
Nettoyage des tables
Cette fonction vous propose une liste d’opérations visant à supprimer les enregistrement devenus inutiles, par exemple : les produits dont le fournisseur n’existe plus.
Supprimer des données d’avant…
On indique la date avant laquelle les données seront supprimées.
Interbase
Donne accès à la fenêtre de gestion des licences Interbase.
Son activation nécessite l’achat et la saisie de numéros de licence pour une utilisation en mono-poste ou en version multi-postes.
L’onglet : Licences sur le serveur sélectionné, permet la création ou la suppression de ces licences.
L’onglet : Postes utilisateurs connectés et serveurs Interbase, présente la liste des postes connectés à la base de données stock (à gauche), et la liste des serveurs Interbase disponibles sur le réseau. Vous pouvez vous connecter à l’un ou à l’autre de ces serveurs.
Le logiciel demande ensuite l’emplacement de la base de données qui sera obligatoirement située sur un disque dur du serveur choisi.
Sauvegarde/Restauration des données
Les données que vous avez fournies au logiciel sont toutes enregistrées dans le sous-répertoire : Data du répertoire d’installation. Ainsi si vous avez utilisé le répertoire d’installation par défaut : C:\GIStocks, vos données se trouveront dans le répertoire : C:\GIStocks\Data.
La sauvegarde ou la restauration de vos données consiste donc à respectivement créer un fichier de sauvegarde (à extension : .gbk (Ex : MaSauvegarde.gbk) ou écraser (à partir d’un fichier de sauvegarde) le fichier de données (à extension : .gdb (Ex : Stock.gdb) contenu dans le répertoire : C:\GIStocks\Data.
Vous accédez à la fonction de sauvegarde ou de restauration à partir de la fenêtre principale, en cliquant
Sur le bouton : Sauvegarde. Dans le menu qui apparaît, choisissez l’opération à réaliser.
Le paramétrage vous permet de programmer une sauvegarde automatique.
Mode Multi-laboratoires
Mode de transmission des données entre laboratoires
Connexion directe la base de données commune via le
serveur
Fusion de chacune des bases de données locales
Gestion des laboratoires ; Affectation du poste à
un laboratoire
Transmettre des produits à un autre laboratoire
Principe
Le mode multi-laboratoires ou multi-sites est une option de Gentiane-Stock.
Il permet la gestion commune du stock de plusieurs laboratoires connectés en réseau.
La fenêtre de gestion des produits permettra :
- De transmettre des produits à un autre laboratoire, en choisissant l’opération Transmettre dans la liste des opérations disponibles.
- De connaître le stock disponible du produit sélectionné dans tous les laboratoires en cliquant sur Etat du produit/Stock de tous laboratoires.
- De tracer les transmissions ou les réceptions du produit sélectionné en cliquant sur Etat du produit/Détails transmissions.
- De Tracer les transmissions ou les réceptions de tous les produits entre deux dates fixées par l’utilisateur en cliquant sur Etat tous produits/Détails transmissions.
- De voir le stock de l’ensemble des laboratoires si on a coché : Voir tous les laboratoires dans la fenêtre Liste des laboratoires.
L’exemple ci-dessus, montre la liste des réceptions de tous les produits durant l’année 2004.
La rubrique des alarmes permet de créer ou de consulter des messages à l’intention d’autres laboratoires.
La fenêtre des commandes permet de visualiser ou de créer des commandes pour tous les laboratoires, si on a coché : Voir tous les laboratoires dans la fenêtre Gestion des laboratoires.
La fenêtre de gestion des utilisateurs permet d’affecter les utilisateurs à un laboratoire et de leur octroyer les droits de gestion des laboratoires et des messages.
La fenêtre Gestion des laboratoires, permet de :
- Affecter le poste utilisé à un laboratoire,
- De gérer les laboratoires,
- De choisir le mode de transmission des données entre laboratoires : connexion directe à une base de données commune via le serveur, fusion de chacune des bases de données locales à l’issue de la fermeture de chaque session.
Il est possible de passer en mode multi-laboratoires à partir du mode mono-laboratoire. Contactez-nous pour connaître les modalités.
Mode de transmission des données entre laboratoires
Gentiane-Stock propose deux modes de transmission des données entre laboratoire :
Connexion directe la base de données commune via le serveur
Le serveur est un poste de l’un des laboratoires doté des licences serveur Interbase.
Ce mode de transmission est le plus naturel et le
plus simple. Il sera privilégié chaque fois que la connexion réseau inter-laboratoires sera suffisamment rapide. Chaque poste
client sera affecté à un laboratoire.
Fusion de chacune des bases de données locales
Lorsque Gentiane-Stock se ferme sur les PC utilisés comme serveurs locaux ou les configurations mono-poste, il fait une sauvegarde puis une compression de la base de donnée et transmet le fichier obtenu au PC serveur général.
Le serveur général contient une application qui va réaliser la fusion de tous les fichiers obtenus.
Les données de chaque laboratoire sont rassemblées ainsi dans une base de données qui sera à son tour sauvegardée et compressée en un fichier commun.
Lorsque Gentiane-Stock s’ouvre sur les PC utilisés comme serveurs locaux ou les configurations mono-poste, il récupère ce fichier commun disponible sur le serveur général.
Ainsi, les données ne sont échangées qu’à l’ouverture et la fermeture du logiciel sous la forme d’un fichier de taille réduite.
Gestion des laboratoires ; Affectation du poste à un laboratoire
En mode multi-laboratoires, l’utilisateur accède à la fenêtre de gestion des laboratoires par le menu de la fenêtre principale en sélectionnant : Administration/Gestion des laboratoires. Il doit être titulaire des droits nécessaires.
Cette fenêtre permet de gérer la liste des laboratoires, et d’attacher le poste utilisé à l’un des laboratoires de la liste.
Le bouton 
permet d’éditer les
données du laboratoire sélectionné.
Le bouton Ok affecte le poste au laboratoire sélectionné et ferme la fenêtre.
La coche : Voir tous les laboratoires si elle est mise, permet de visualiser simultanément l’ensemble du stock et des commandes de tous les laboratoires.
La coche Accès indirect permet de changer le mode de la transmission des données entre laboratoires.
Si elle est mise, le logiciel réalise la fusion de chacune des bases de données locales à l’issue de la fermeture de chaque session. Si elle n’est pas mise, tous les poste de tous les laboratoires sont connectés au serveur.
Transmettre des produits à un autre laboratoire
Gentiane-Stock en mode multi-laboratoires permet de transmettre des produits à un autre laboratoire.
Choisissez l’opération Transmettre à partir de la fenêtre de gestion des produits. Le logiciel va proposer un ticket de retrait où vous devrez choisir le laboratoire destinataire dans la liste proposée.
Le logiciel va émettre automatiquement un message à destination du laboratoire destinataire, pour lui signifier la transmission.
Messages inter-laboratoires
Gentiane-Stock en mode multi-laboratoires permet aux utilisateurs d’échanger des messages.
Pour accéder à la fenêtre de gestion des messages depuis la fenêtre principale, faites : Alarmes/Messages.
La fenêtre ci-dessous s’ouvre alors.
Vous pouvez consulter les messages émis ou créer de nouveaux messages en cochant Voir les : Envois.
Vous pouvez consulter les messages reçus en cochant Voir les : Réceptions.
Gentiane-Stock crée automatiquement un message à destination du laboratoire auquel un autre laboratoire transmet un produit.
La coche : Masquer les messages lus permet de ne montrer que les messages non encore lus (lorsque l’on consulte les Envois) et les messages que l’on n’a marqués comme lus (lorsque l’on consulte les Réceptions).
L’utilisateur titulaire des droits
nécessaires, peut cocher : Voir et gérer tous les messages ce qui lui
permettra la gestion totale des messages.