Gentiane - webStock

 

Logiciel de gestion de stock à l’usage des laboratoires d’analyses médicales.

 

Accédez à notre site : http://www.gentiane.fr

 

Présentation générale

 

Cette application transforme l’un de vos PC en serveur intranet.

Elle peut être démarrée en tant que service Windows, de telle sorte que son fonctionnement reste transparent.

 

Vous pourrez accéder depuis n’importe quelle poste de votre réseau à votre gestion de stock à l’aide d’un navigateur internet courant (Internet Explorer, Chrome, Firefox, Microsoft Edge).

Créez un favori ou une icône pointant sur un lien du type http://NomPosteServeur:8888. Vous pouvez  également utiliser l’adresse IP du serveur à la place de son nom.

 

Si la gestion des utilisateurs est activée, vous apercevez la page suivante :    

 

 

SOMMAIRE

Présentation générale.. 1

Paramètres. 4

Classes. 5

Fournisseurs. 5

Inscription à DiagDirect, obtention des kits d’initialisation. 7

Obtention du catalogue d’un fournisseur. 8

Insertion de nouveaux produits dans Gentiane-Stock. 8

Transmission au fournisseur de l’état du stock de ses produits. 8

Données laboratoire. 8

Lignes budgétaires. 8

Lieux de stockage. 8

TVA par défaut. 8

Alarme péremption.. 8

Numéro de commande. 8

Identification de l’imprimante. 9

Messagerie électronique. 9

Code-barres. 9

Motifs de non-conformité. 9

Modifier le fichier modèle. 9

Copier/coller les produits à partir d'Excel (uniquement sur le serveur) 9

Sauvegarde. 9

Autres paramètres. 10

Gestion du stock.. 10 (utilisateur confirmé)

Présentation générale. 10

Fiche produit. 12

Inventaires et autres états. 14

Suivi des opérations sur un lot. 16

Informations sur le produit. 17

Fractions ouvertes. 17

Gestion des commandes. 19 (utilisateur confirmé)

Présentation générale. 19

Création des commandes. 21

Création des marchés. 22

Produits dans une commande sélectionnée. 24

Réceptions de la commande sélectionnée. 24

Commandes planifiées ou types. 25

Edition des commandes par fournisseur. 26

Accusé de réception de commande. 27

Bordereau de livraison.. 28

Opérations sur le stock.. 30 (Utilisateur occasionnel)

Déstocker. 30

Déstockage à la douchette. 31

Déstockage manuel 31

Déstockage des fractions ouvertes. 31

Commander. 32

Retourner. 33

Détruire. 33

Administration.. 33

Gestion des utilisateurs. 33

Gestion des tables. 35

Accès direct aux tables. 35

Nettoyage des tables. 35

Supprimer les données d’avant 36

Licences. 36

Mise à jour par internet. 36

Activer la mise à jour sur internet 36

Historique des mises à jour. 36

Rechercher la disponibilité d’une mise à jour. 37

Gestion des laboratoires. 37

Evolution des prix et remises. 38

Enregistrer les prix et remises sur une année. 38

Récupérer les prix et remises d’une autre année. 38

Exploitation des données sur les prix et remises. 38

Traçabilité & Evolution du stock.. 38

Traçabilité des produits. 38

Traçabilité des utilisateurs. 38

Suivi de l’évolution des produits. 39

Evaluation des fournisseurs. 39

Sauvegarde. 39

Alarmes & Messages. 40

Alarmes. 40

Messages. 41

Mes préférences. 41

Fonctionnement en mode multi sites. 42

Outils de développement.. 42

Code-barres. 43

Paramétrage de la douchette. 43

Utilisation de la douchette. 43

Production d’étiquettes. 43

 

Une fois identifié, vous accédez à la page des Fonctionnalités 

 

 

Paramètres

 

Préalablement à la saisie des produits, il faut entrer des informations qui serviront de cadre au fonctionnement du logiciel. Le traitement de ces données est accessible à partir de la page principale par le bouton : Paramètres.

 

 

 

SOMMAIRE des PARAMETRES

  5

Classes. 5

Fournisseurs. 5

Inscription à DiagDirect, obtention des kits d’initialisation. 7

Obtention du catalogue d’un fournisseur. 8

Insertion de nouveaux produits dans Gentiane-Stock. 8

Transmission au fournisseur de l’état du stock de ses produits. 8

Données laboratoire. 8

Lignes budgétaires. 8

Lieux de stockage. 8

TVA par défaut. 8

Alarme péremption.. 8

Numéro de commande. 8

Identification de l’imprimante. 9

Messagerie électronique. 9

Code-barres. 9

Motifs de non-conformité. 9

Modifier le fichier modèle. 9

Copier/coller les produits à partir d'Excel (uniquement sur le serveur) 9

Sauvegarde. 9

Autres paramètres. 10

 

Classes

 

Les renseignements saisis dans cette rubrique seront utiles pour filtrer les produits. Dans cette optique les informations contenues dépendront de l’exploitation que l’on voudra faire. Elles pourront constituer la liste des paillasses, la liste des postes de travail, ou des familles de réactifs.

 

Chaque classe peut être subdivisée en sous-classes.

Au moment de la création d’un produit, cette liste est proposée pour affecter le produit à une classe et une sous-classe.

 

Fournisseurs

 

 

Les informations sur les fournisseurs permettent :

-          L’édition de bons de commande prêts à l’envoi.

-          L’optimisation des commandes pour bénéficier de livraison au meilleur coût (frais de port) ou dans les délais requis.

Elles incluent les champs nécessaires à la constitution d’une adresse postale.

Le champ Montant mini. indique le montant minimum requis pour diminuer les frais de port.

Le bouton Données externes permet :

-          L’Obtention du catalogue du fournisseur sélectionné qui sera stocké dans une base annexe.

-          L’Obtention de la liste des fournisseurs (s’il s’agit  en fait d’un distributeur et que la coche : Fabricant n’est pas mise).

-          La Mise à jour des produits existants, essentiellement les prix d’une année sur l’autre.

-          La Transmission au fournisseur de l’état du stock de ses produits à une date donnée.

Ces fonctionnalités sont disponibles en fonction du fournisseur.

 

Le bouton Insertion produits permet de sélectionner les produits du fournisseur disponibles sur une base annexe, dont on voudra gérer le stock.

Le bouton Code-barres, ouvre la page : Définition du format de code-barres qui permet d’indiquer au logiciel comment interpréter le code barre apposé par le fournisseur.

 

Remarque

La lecture du code-barres natif du fournisseur est paramétrable. Cette possibilité permet de s’affranchir de l’étiquetage des produits à la réception.

Néanmoins le logiciel permet d’imprimer les étiquettes des lots lorsque le fournisseur ne dispose pas du code-barres.

 

Le champ Attente indique le nombre de jours prévus entre l’envoi de la commande, et la livraison. Cette valeur est prise en compte pour anticiper les alarmes de rupture de stock.

Les champs : Client donneur d’ordre, Client payeur, Client livré, SIRET et BAL sont utilisés parfois dans l’envoi de commandes en mode spécifique, défini avec le fournisseur.

Le champ et le bouton Répertoire annexe, permettent respectivement d’afficher et de sélectionner un répertoire où figurent des données spécifiques au fournisseur.

La coche Fabricant est mise par défaut, elle indique que le fournisseur est le fabricant des produits fournis. Il faut la décocher lorsqu’il s’agit d’un distributeur.

La coche Accusé de réception des commandes, est mise lorsqu’on souhaite recevoir un accusé de réception des commandes transmises par internet.

La coche Bordereau papier, doit être mise lorsque le fournisseur propose des bordereaux de livraison pouvant être lus à l’aide d’un lecteur code-barres.

La coche Etablissement pour la transmission des données doit être mise lorsque l’on crée la fiche d’un établissement (par exemple l’administration d’un centre hospitalier) auquel on souhaite transmettre les informations sur : les demandes d’achat, les commandes, les réceptions, les mouvements du stock.

 

Le champ Mode indique le mode par défaut d’envoi des commandes parmi les choix possibles :

-          Courrier la commande est alors imprimée au moment de l’envoi ;

-          Fax la commande est alors dirigée sur l’imprimante sélectionnée comme Fax;

-          Courriel la commande sera transmise par internet à l’adresse E-Mail du fournisseur ;

-          Spécifique la commande est envoyée dans un format défini avec le fournisseur par internet.

-          DiagDirect le fournisseur reçoit des commandes au format DiagDirect (Voir le chapitre consacré à DiagDirect).

 

Les modes Spécifique et DiagDirect, supposent qu’un protocole d’échange de données ait été conclu entre le fournisseur et Gentiane Informatique, à la fois pour l’envoi de commandes et la maintenance du catalogue.

Dans ce cas, vous devrez définir le Répertoire annexe  contenant des fichiers spécifiques nécessaires aux fonctions de communication entre le logiciel et le fournisseur.

Pour les fournisseurs adhérents à DiagDirect, veillez à définir le Mode : Diagdirect avant de rechercher le Répertoire annexe.

 

Le champ Adresse de facturation permet d’attribuer une adresse de facturation par défaut pour ce fournisseur et pour le laboratoire sélectionné.

Inscription à DiagDirect, obtention des kits d’initialisation

 

La communication avec DiagDirect est une option de Gentiane Stock. Contactez-nous pour en connaître les modalités d’accès. 

 

Une adresse de messagerie propre au logiciel (adresse mail) est nécessaire.

 

Sur le site DiagDirect, déclarez votre laboratoire comme utilisant notre logiciel.

Pour ce faire, créez le fournisseur DiagDirect. Presser le bouton Données externes pour accéder à l’inscription sur le site DiagDirect.

Vous devrez vous inscrire chez chacun des fournisseurs adhérents à DiagDirect avec lequel vous travaillez.

 


Obtention du catalogue d’un fournisseur

Presser les boutons Données externes/Obtention du catalogue pour y accéder.

Entrez l’année sous laquelle vous souhaitez l’enregistrer. Cette donnée permettra de comparer les tarifs d’une année sur l’autre.

 

Insertion de nouveaux produits dans Gentiane-Stock

Cette fonction permet de sélectionner dans le catalogue du fournisseur, les produits que vous utilisez.

Presser le bouton Insertion produits puis sélectionnez les produits que vous souhaitez importer dans la gestion de stock.

 

Transmission au fournisseur de l’état du stock de ses produits

Des accords commerciaux avec certains fournisseurs, nécessitent l’envoi à ces derniers de l’état du stock de leurs produits à une date donnée.

Le format des données est convenu entre le fournisseur et Gentiane Informatique.

Presser le bouton Données externes pour y accéder. Sélectionnez l’onglet : Envoyer l’état du stock.

 

Données laboratoire

Page de saisie des coordonnées du laboratoire.

A noter que le logiciel permet de saisir plusieurs adresses de facturation et plusieurs adresses de livraison en mode multi-laboratoires.

 

Lignes budgétaires

Page permettant d’éditer ou de mettre à jour le codage des articles utilisé par les services hospitalier publics.

Le bouton Mise à jour permet la mise d’alimenter la base de données à l’aide d’un fichier texte nommé : Nommenclature.txt.

 

Lieux de stockage

Les lieux de stockage sont définis par une désignation, une température et éventuellement un codage propre à l’établissement.

La liste des lieux de stockage proposée pour un produit sera fonction de sa température de stockage.

Le bouton : Voir le stock du lieu présente l’inventaire du lieu de stockage.

 

TVA par défaut

TVA par défaut indique le taux de TVA de la majorité des produits, ce qui réduit le temps de création d’un nouveau produit (Voir la rubrique création d’un produit pour plus de détails).

 

Alarme péremption

Alarme péremption indique le nombre de jours précédant la péremption d’un produit à partir duquel le logiciel vous avertit par une alarme (Voir la rubrique Alarmes pour plus de détails).

 

Numéro de commande

N° de commande ouvre une page permettant de créer le format d’un numéro de commande. Ce format est utilisé lorsque l’on crée une commande, et que la coche : Numérotation automatique est mise.

L’utilisateur remplit les champs proposés de telle manière que le logiciel puisse concaténer leur contenu dans l’ordre suivant :

Préfix1+ Séparateur1+Préfixe2+Séparateur2+Prochain-numéro+Séparateur2+Suffixe.

Préfixe1, Préfixe2 et Suffixe permettent d’utiliser des mots clés : Date ou numéro utilisateur, qui seront remplacés par leur valeur au moment de constituer le numéro de commande.

Si la coche numérotation automatique n’est pas mise, le logiciel demandera le numéro de la commande à créer.

 

Identification de l’imprimante

Ouvre une page ou vous devez sélectionner entre une impression pilotée par

-          le serveur ou

-          votre poste.

Dans le premier cas, choisissez dans la liste des imprimantes « visibles par le serveur », celle qui va servir pour les sorties papier ou les télécopies.

Dans le second cas vous pourrez télécharger un fichier pdf ou xls que vous imprimerez localement.

 

Messagerie électronique

Création d’un compte de messagerie spécifique au logiciel.

 

Code-barres

Le logiciel permet d’enregistrer un format pour les étiquettes, ainsi que des éléments pour l’interprétation de la douchette.

 

Motifs de non-conformité

Liste de lignes de texte correspondant aux motifs de non-conformité fréquents.

 

Modifier le fichier modèle

Les documents produits par Gentiane-Stock le sont à l’aide d’Excel. Chaque document possède un modèle. Les modèles sont rassemblés dans un fichier nommé « modeles.xls » situé sans le sous-répertoire : DATA du répertoire de travail.

Vous pouvez modifier la présentation de ces modèles, en agissant sur le format des cellules : Polices, couleurs, encadrement, largeur, hauteur.

Vous pouvez à partir d’un poste client récupérer le fichier modèle sur le serveur, l’éditer et le renvoyer sur le serveur.

Attention :

Ne supprimez ni n’ajoutez  de cellule au modèle, car le logiciel présuppose que les cellules sont toujours à la même position.

 

Copier/coller les produits à partir d'Excel (uniquement sur le serveur)

A partir de la page principale, cliquez sur Paramètres/ Copier/coller les produits à partir d'Excel.

La feuille Excel ci-dessous s’ouvre alors.

 

Collez vos données dans les colonnes dont le titre est sur fond gris (Consultez le commentaire de ces cellules  pour connaître leur signification).

Pressez le bouton : Lecture pour demander au logiciel d’incorporer les données.

 

A la fin de l’opération le logiciel indiquera le nombre de produits créés, le nombre de classes et de sous-classes de produits, le nombre de fournisseurs le nombre de lieux de stockage.

 

Sauvegarde

Permet de créer une sauvegarde instantanée de la base de données et de la télécharger sur le poste client.

 

Autres paramètres

 

Le logiciel requiert quelques informations supplémentaires que l’on renseigne dans la page  Autres paramètres.

 

 

 

 

 

 

 

ß Démarrage en tâche de fond de la recherche des alarmes le matin. Un message vous avertit de son achèvement

ß Idem avec sortie imprimée.

ß Création des commandes planifiée à la date prévue. Un message vous avertit de leur présence.

ß Liste de déstockages enregistrés imprimable pour guider le déstockage physique (lots, lieux de stockage,…).

ß Un message s’affiche pour signaler un changement de lot.

ß Le déstockage génère des fractions ouvertes. Un message de confirmation vous est proposé.

ß Synchroniser la suppression des déstockages (créés par erreur) avec celle des fractions ouvertes qu’ils ont générées.

ß La norme ISO 15189 (section 5.3.2.3) impose de ‘vérifier en termes de performance’ les lots en fonction de leur ‘expédition’.*

 

 

 

 

 

ß Option de recherche proposée à l’ouverture des pages

ß Jours d’autonomie ou stock minimum à détenir (recommandé).

 

 

 

ß Un texte saisi ici va défiler sur les pages de tous les utilisateurs.

 

 

 

* Le numéro du bordereau de livraison est associé au numéro de lot pour pouvoir discriminer des ‘sous - lots’ par réception. Un sous - lot devra être validé dans la page de gestion de stock avant d’être déstocké.

 

 

Remarque :

-          Toutes les pages de l’application où l’on doit tenir compte du numéro de lot font apparaitre le numéro du bordereau de livraison associé aux kits traités.

-          Lorsque cette fonction est activée, le format des étiquettes code-barres est imposé par le logiciel (étiquettes compactes).  Le numéro du bordereau de livraison y sera mentionné.

 

 

 

Gestion du stock

 

SOMMAIRE DE la gestion de stock

Présentation générale. 10

Fiche produit. 12

Inventaires et autres états. 14

Suivi des opérations sur un lot. 16

Informations sur le produit. 17

Fractions ouvertes. 17

 

Présentation générale

 

L’application gère le stock d’une liste de produits. Cette liste de produits est la colonne vertébrale des données manipulées par le programme.

 

 

Cette liste doit donc être maintenue par un utilisateur expérimenté.

Celui-ci devra assurer la création des produits, pourra effectuer un suivi des lots, et des opérations réalisées sur ces lots.

 

Le moyen le plus rapide d’accéder à un produit est de scanner son code-barres. Néanmoins un outil de recherche est disponible.

La partie supérieure de la page de couleur grise est consacrée à la filtration et à la recherche des produits.

La filtration est rendue possible par la présence d’un ensemble de catégories (filtres) que l’utilisateur peut choisir ou cocher. Seuls les produits appartenant à ces catégories restent visibles.

Toutes les combinaisons de filtres sont possibles.

 

Le tri s’effectue par la simple sélection d’un critère de recherche : Désignation, Référence, Code-barres, Code établissement. Cliquez par exemple sur Références pour trier les produits par référence.

 

La recherche d’un produit dans la liste est possible en saisissant les premiers caractères de la désignation, du code ou de la référence, puis en pressant le bouton : Au début.

Le bouton N’importe où, permet de rechercher les enregistrements contenant la chaîne de caractères saisie, et d’en afficher la liste. Sélectionnez dans cette liste le produit que vous souhaitez atteindre.

Une lecture de code-barres fait pointer le logiciel sur le produit scanné.

 

 

 

Le critère de recherche sélectionné par défaut peut être programmé (Voir Autres paramètres dans le chapitre : Paramètres).

 

 

 

Lorsque la gestion de la validité des lots est activée dans la page : Autres paramètres cette page est modifiée.

 La partie consacrée aux lots est remaniée pour permettre de discriminer les lots en fonction de la réception. Le numéro du bordereau de livraison associé au numéro de lot permet de différencier des sous – lots.

Ceux-ci doivent être validés avant de pouvoir être déstockés.

 

 

 

 

 

Fiche produit

 

Le bouton : Fiche produit permet de faire apparaitre le détail du paramétrage de chaque produit.

 

 

Les champs entourés de rouge au bas de la page, présentent les informations sur la disponibilité produit lorsque le champ Stock minimum a été renseigné. S’il était nécessaire de commander, le champ : A commander apparaitrait en rouge vif.

 

Les données contenues dans cette fiche peuvent être importées pour partie, quand le fournisseur propose un catalogue électronique. Complétez ensuite manuellement les champs restés vierges et dont le contenu pourra être utile à la gestion de stock.

Pour créer un produit ex nihilo, cliquez sur le bouton illustré par un Plus. Renseigner la référence, la désignation, le fournisseur puis faites Ok.

 

Les autres champs décrivant le produit apparaissent alors vierges à l’exception de la TVA qui prend par défaut la valeur la plus courante (Voir TVA par défaut dans le chapitre : Paramètres).

 

Pour définir la Classe du produit, sélectionnez une classe dans la liste proposée (Voir l’utilité des classes au chapitre : Paramétrage, dans la rubrique : Classes de produit). Idem pour la Sous-classe

 

Si vous ne commandez pas directement chez le fournisseur, indiquez le Distributeur en plus du Fournisseur.

 

La Ligne budgétaire est un code utilisé par l’administration pour la gestion des marchés publics.

 

Entrez le Conditionnement : par exemple pour 10 fois 500 ml, saisissez 10 puis 500, puis ml dans le champ appelé Unités. La terminologie adoptée dans le logiciel désigne sous le terme de fraction de kit le sous-conditionnement (ici le flacon de 500ml).

 

La Température de stockage vous permettra de choisir un lieu de stockage (au cours d’une réception de commande) qui garantit la température nécessaire au produit.

 

Le Stock minimum, est une donnée importante. Il s’agit soit d’une quantité, soit d’un nombre de jours selon la manière dont vous souhaitez exprimer le stock minimum.

 Il exprime soit le nombre de jours de consommation normale du produit que doit contenir le stock, soit la quantité minimum qui doit être détenue au laboratoire.

En deçà  de ce niveau, une alarme est déclenchée (Voir le chapitre alarmes).

 

Produit inutilisé : cette coche doit être mise si le produit n’est plus utilisé. Celui-ci sera masqué tant que la coche : Voir produits inutilisés ne sera pas mise.

Déstockage immédiat : mettez cette coche pour que le logiciel crée automatiquement une ligne de déstockage correspondant à un stockage. Cela évite de gérer les déstockages du produit.

 

Introduisez manuellement le Code-barres ou scannez-le.

 

La coche Gestion des fractions ouvertes : active le suivi des fractions déstockées. Celles-ci sont alors considérées comme ouvertes dès le déstockage. L’utilisateur doit préciser le nombre de jour de Stabilité de la fraction ouverte, sa Température de stockage, son Lieu de stockage par défaut. Si la coche : Etiquetage fractions est mise, le logiciel propose une étiquette code-barres spécifique de la fraction (code interne d’identification).

Les fractions ouvertes ainsi crées devront ensuite être déstockées (ou détruites) par l’utilisateur.

 

Le champ Code établissement est utilisé pour contenir le code du produit dans l’établissement auquel appartient le laboratoire. Lorsque l’on souhaite transmettre les informations sur : les commandes, les réceptions, les mouvements du stock (transmission à l’administration d’un centre hospitalier*TransmissionCH).

 

Le champ Adresse fiche, contient l’adresse internet de la fiche produit sur le site du fournisseur.

 

Le bouton Planifier commandes donne accès à la programmation de commandes.

Celle-ci permet de préparer automatiquement un plan de livraisons (jusqu’à 4 par mois) si l’on connaît la quantité de produit dont on a besoin  pour un an. Entrez le nombre de kits nécessaire dans le champ : Quantité annuelle, le nombre de livraisons souhaitées dans le champ Livraisons par an, choisissez enfin le mois de départ des livraisons dans le champ A partir de. Pressez le bouton : Répartition automatique pour demander au logiciel de faire une répartition équitable des livraisons sur 12 mois.

 

Vous pouvez aussi Définir un numéro de lot  qui est réservé pour une année chez le fournisseur.

 

Si ponctuellement vous ne souhaitez plus recevoir l’une des commandes planifiées (et donc que le logiciel ne déclenche pas cette commande), simulez le fait que cette commande a déjà été passée en ajoutant un astérisque dans la cellule correspondante, après la quantité à livrer (Ex : 2*).

 

 

Inventaires et autres états

 

Les boutons ci-dessous donnent accès à des informations supplémentaires sur le(s) produit(s) sélectionné(s) ou l’ensemble des produits :

 

 

Imprimer propose au choix :

-          les fiches produit,

-          le code-barres des produits sélectionnés ou

-          la liste des produits triée par fournisseur.

 

Inventaires propose au choix :

-          un listing de tous les produits, avec le stock de chacun, éventuellement détaillé par lot.

-          la date de l’inventaire peut être choisie.

-          l’évolution du stock entre deux dates.

-          un état par lieu de stockage.

-          le détail des transmissions inter laboratoires

 

Gestion des non conformités : Liste et édition des fiches de non-conformité établies.

 

Fractions ouvertes : Liste et édition des fractions ouvertes existantes (Voir plus haut les fractions ouvertes).

 

Commandes propose :

-          d’afficher toutes les commandes du produit sélectionné.

-          de commander le produit sélectionné si son stock est insuffisant.

-           

Etat produits sélect. propose au choix sur le produit sélectionné :

-          le listing des lots avec leur quantité disponible,

-          les opérations classées par ordre chronologique.

-          le stock des autres laboratoires

-          le détail des transmissions inter laboratoires

-          l’évolution du produit selon des critères à choisir proposée sous forme graphique

 

Une page s’ouvre qui vous permet de déterminer la date de départ de l’historique, et le choix de l’opération dont vous voulez afficher le graphique. Lorsque vous pressez Ok, le graphique s’affiche comme dans l’exemple suivant.

 

 


Suivi des lots d’un produit

 

 

Lorsqu’un produit est sélectionné, la liste des lots qui le concernent est affichée.

Elle indique pour chaque lot, son numéro, sa date limite d’utilisation, son stock, son lieu de stockage et éventuellement le laboratoire détenteur (Configuration multi-sites avec affichage de tous les laboratoires).

 

Un ensemble de coches permet de masquer certains lots :

-          Masquer les lots périmes,

-          Masquer les lots épuisés,

-          Masquer les lots en cours.

La combinaison de ces coches est possible.

 

Imprimer n étiquettes du lot lance l’impression d’un nombre d’étiquettes correspondant au nombre de fractions du lot sélectionné. Ces étiquettes permettent d’étiqueter les produits lorsqu’ils sont stockés déconditionnés en fractions. 

 

A noter que le stock des lots périmés apparaît en négatif.

 

 

Suivi des opérations sur un lot

 

Lorsqu’un lot est sélectionné, l’historique des opérations qui l’ont affecté apparaissent.

 

Ces données sont modifiables ici, à des fins de correction, ce n’est pas la voie naturelle de leur saisie. En effet une opération est créée à partir des pages dédiées à ces opérations : Déstockage, Commander, Retourner, Détruire.

 

La création ou la modification d’une opération est cependant possible. Il faut insérer un nouvel enregistrement à l’aide du bouton : Plus. Le champ date est rempli automatiquement avec la date courante. Choisissez une opération dans la liste proposée dans le champ Opération, entrez le nombre de kits et de fractions concernés par l’opération. Eventuellement, entrez vos remarques.

 

Vous pouvez choisir parmi les opérations ci-contre. Les opérations : Déstocker ou Transmettre provoquent l’affichage d’un ticket de retrait*TicketRetrait.

Lors de l’opération Déstocker, l’application choisit le lot en fonction de sa péremption, contrairement à l’opération : Déstocker ce lot où c’est le lot sélectionné par l’utilisateur qui est utilisé.

Ajuster inventaire permet de modifier le stock pour qu’il corresponde au stock physique. Les quantités peuvent être négatives (pour simuler un déstockage oublié) ou positives (par exemple pour enter le stock détenu à l’initialisation du logiciel).


 

Informations sur le produit

 

Le bas de la page de gestion de stock, comporte un ensemble d’indications utiles à la maintenance du stock. Pour certaines informations, les quantités, sont exprimées par 2 champs : le premier pour exprimer les kits entiers, le second pour les fractions de kit.

 

 

Le logiciel effectue des statistiques sur l’utilisation du produit, en utilisant l’historique des opérations réalisées. Les résultats sont ramenés au mois.

 

 

Fractions ouvertes

 

La page de gestion des fractions ouvertes est accessible à partir de page Stock.

Cliquer sur le bouton Fractions ouvertes. Le logiciel présente les fractions gérées du produit sélectionné.

 

 

 

La coche : Tous les produits permet d’afficher aussi les fractions des autres produits dont la coche Gestion des fractions ouvertes  a été mise.

Sélectionnez le type de données que vous souhaitez voir : (Disponibles, Epuisé etc…)

La coche Mes déstockages permet d’isoler les fractions issues d’un déstockage réalisé par l’utilisateur.

Dans le champ Quantité consommée, vous pouvez entrer ou consulter les informations relatives à la consommation de la fraction sélectionnée. Entrez uniquement la quantité, la date sera ajoutée par le logiciel.

La saisie d’une consommation postérieure à la date de péremption sera assimilée à une destruction.

La coche Mes opérations permet d’isoler les fractions dont au moins une consommation a été enregistrée par l’utilisateur.

Le bouton Etat permet d’établir un listing des fractions ouvertes sélectionnées.


Gestion des commandes

 

SOMMAIRE DES COMMANDES

 

Présentation générale. 19

Création des commandes. 21

Création des marchés. 22

Produits dans une commande sélectionnée. 24

Réceptions de la commande sélectionnée. 24

Commandes planifiées ou types. 25

Edition des commandes par fournisseur. 26

Accusé de réception de commande. 27

Bordereau de livraison.. 28

 

 

Présentation générale

La page de gestion des commandes est accessible à partir de la page des Fonctionnalités, en pressant le bouton : Gestion des commandes.

Elle présente la liste des commandes, pour chacune la liste des produits, et pour chaque produit, les réceptions.

 

 

Elle permet de créer des commandes,

On peut aussi à partir de cette page :

-          accéder à la gestion des commandes planifiées et des commandes types, et l’on peut consulter la liste des commandes qui ont été passées pour un produit sélectionné.

-          accéder à la gestion des marchés.

-          accéder à une page de création de commandes.

 

L’option du menu Avec cette commande ouvre le sous menu suivant :

-          Faire une commande type : Cette commande servira de modèle à d’autres commandes que le logiciel reproduira à intervalles choisis.

-          Recalculer résolution : Suite à une modification manuelle des quantités reçues, le logiciel vérifie que la commande est soldée.

-          La marquer comme n’étant pas envoyée (Nécessite d’appuyer sur le bouton Modifier). Réinitialise la commande.

-          Réinitialiser AR et BL  (Nécessite d’appuyer sur le bouton Modifier). Efface la mémoire de l’accusé de réception et du dernier bordereau de livraison concernant la commande sélectionnée.

 

L’option du menu Edition des commandes par fournisseur ouvre une page qui regroupe tous les produits du fournisseur choisi, avec l’historique des commandes sur les douze derniers mois. L’utilisateur peut éditer les quantités à commander pour le mois en cours (voir plus bas le détail de cette page).

 

L’option du menu Commandes planifiées ou types donne accès à la gestion des commandes préprogrammées (Voir plus bas).

 

Le bouton : Modifier n’est visible que lorsque la commande a été envoyée. Il permet de modifier la ligne sélectionnée, pour le cas où le fournisseur supprimerait ou remplacerait une référence.

 

Le bouton Scinder permet de découper une commande en plusieurs commandes contenant chacune les produits d’une classe sélectionnée.

 

Le bouton Visualiser, donne un aperçu de la commande.

 

Le bouton Accusé de réception ouvre une page permettant de consulter l’accusé de réception retourné par le fournisseur lors de l’envoi d’une commande électronique. Voir plus bas les accusés de réception.

 

Le bouton Bordereau de livraison ouvre une page permettant de consulter les bordereaux de livraison envoyés par le fournisseur lors de l’envoi d’une commande électronique. Voir plus bas les bordereaux de livraison.

 

Le bouton Dde d’achat permet d’adresser une demande d’achat à l’administration. Une fois la réponse obtenue, le N° de cde établissement se remplit automatiquement (si connexion au SIH).

 

Le bouton Envoyer ou Renvoyer provoque l’émission de la commande par le mode d’envoi choisi. A ce moment le champ Date Cde est automatiquement rempli à la date courante.

 

La coche : Masquer les commandes résolues, permet de ne visualiser que les commandes pour lesquelles tous les produits commandés n’ont pas été reçus.

Les commandes résolues sont des commandes dont la réception a été intégralement faite, et le stockage effectué.

 

La coche : Masquer les commandes envoyées, permet de ne visualiser que les commandes en cours.

 

Le bouton : Non-conformité permet de créer une fiche sur la commande sélectionnée.

 

Création des commandes

 

Pour créer une commande, pressez le bouton : Plus, cela a pour effet d’insérer une ligne vierge dans la liste des commandes.

Saisissez ensuite le numéro de commande. Ce numéro peut être créé automatiquement par le logiciel (voir paramétrage).

Choisissez le Fournisseur.

 

Le Mode d’envoi sera sélectionné automatiquement.

Ce mode d’envoi a été convenu avec le fournisseur et paramétré dans sa fiche.

Le mode Spécifique est propre au fournisseur. La transmission est effectuée par mail.

Le mode DiagDirect est commun aux utilisateurs DiagDirect. La transmission est effectuée par mail.

 

 

 

 

Les adresses de livraison et de facturation seront également remplies automatiquement.

Le champ Distributeur-Provenance doit contenir le nom du distributeur si vous ne commandez pas directement au fournisseur.

 

Remarque :

L’option du menu : Edition des commandes par fournisseur devra être préférée pour la création des commandes car elle facilite la sélection des produits à commander.

 

L’utilisateur peut attribuer un marché à la commande en utilisant la boite déroulante : Marché.

Les marchés doivent avoir été créés au préalable pour le fournisseur concerné à l’aide de la page accessible par l’option du menu : Marchés.

La notion de marché permet de regrouper des produits commandés à un fournisseur en un lot, et pour lequel il est consenti des conditions particulières.

Lorsqu’un marché est attribué à une commande, seuls les produits de ce marché sont accessibles.

 

Création des marchés

 

Pour créer un marché, on doit suivre les étapes suivantes :

-          Choisir un fournisseur,

-          Entrer le numéro du marché

-          Entrer les dates de début et de fin.

-          Entrer le montant de budget prévu.

-          Sélectionner les produits concernés par le marché.

 

Pour inclure un produit du fournisseur dans le marché, sélectionnez-le dans la liste des Produits à inclure dans le marché puis cliquez sur .

Pour ôter un produit du marché, sélectionnez-le dans la liste des Produits contenus dans le marché puis cliquez sur .

 

 

La liste : Marchés du fournisseur, présente les marchés du fournisseur choisi. En mettant la coche : en cours, vous masquez les marchés échus.

Au fil de la durée du marché, l’utilisateur pourra comparer le Budget prévu avec le Montant commandé, et le montant Facturé.

 

Le bouton : Envoyer vers Excel édite la liste des marchés du fournisseur.

Le bouton : Statistiques présente un graphique d’évolution des commandes et des facturations comparé au budget.

Produits dans une commande sélectionnée

 

La coche Produits à commander seuls : lorsqu’elle est mise seuls les produits faisant l’objet d’une alarme soient visibles dans la liste Produits.

 

Le bouton Mise à jour du stock propose une mise à jour manuelle des opérations de stockage dans le cas où l’on modifierait une ligne de réception qui serait déjà stockée.

 

Le bouton Historique des commandes, affiche la liste des commandes passées pour le produit sélectionné. Le logiciel demande à partir de quelle date il doit commencer l’historique. Attention, seules les commandes qui ont été envoyées (dont le champ date a été renseigné) apparaissent dans ce listing.

 

La coche Masquer les produits reçus (et stockés), permet de ne visualiser que les produit pour lesquels les réceptions ne sont pas achevées.

 

Réceptions de la commande sélectionnée

 

Un produit commandé, peut faire d’objet d’une ou plusieurs opérations de réception, selon qu’il est livré en une fois ou par parties.

La partie à droite dans la page des commandes, affiche et permet d’éditer les informations relatives aux réceptions.

Dans une utilisation optimale du logiciel, avec des bordereaux de livraison électroniques, ces données sont renseignées automatiquement.

 

Pour les fournisseurs n’offrant pas les services de commandes électroniques, vous pouvez saisir manuellement ces informations.

Dans la partie du milieu de la page, sélectionnez le produit reçu.

Pressez le bouton : Plus pour ajouter une ligne vierge à la liste des réceptions. Renseignez ensuite les champs proposés.

 

Lorsque le champ prix unitaire est renseigné, et que le prix est supérieur au prix indiqué dans la fiche de description du produit

(Voir : Création d’un produit), une alarme est déclenchée.

Lorsque le produit possède un numéro de lot réservé pour l’année (Voir : Création d’un produit /Commandes planifiées), et que le lot livré n’est pas celui attendu, une alarme est déclenchée.

 

Le bouton Stocker n’est activé que pour les réceptions qui n’ont pas encore été stockées, il ouvre la page des Informations de stockage. Celle-ci sert à définir le lot reçu et le lieu de stockage :

Renseignez dans la page proposée, la péremption (si le lot n’est pas encore connu), le lieu de stockage (dans la liste des lieux de stockage où la température requise est assurée).

Le bouton Code-barres permet de scanner ou de saisir le code barre du produit sélectionné (Cette opération est faite une fois pour chaque produit, à partir de cette page ou à partir de la fiche produit).

 

Le bouton Préparer n étiquettes du lot, permet d’imprimer le nombre souhaité d’étiquettes contenant les informations sur le lot, selon la définition du code-barres au niveau du paramétrage du fournisseur.

Le bouton Réinit. Compteur est utilisé pour forcer l’application à commencer à imprimer sur la première étiquette d’une feuille comportant plusieurs étiquettes. A défaut, le logiciel imprime sur l’étiquette suivant la dernière utilisée.

Le bouton Imprimer les étiquettes de la commande, produit un recueil d’étiquettes correspondant à la liste des produits commandés afin de faciliter le contrôle de la réception à l’aide de la douchette.

Le bouton Anomalies permet de lister (pour le fournisseur de la commande sélectionnée) les différences entre les prix prévus, et les prix pratiqués.

 

 

Commandes planifiées ou types

 

Le tableau Commandes planifiées représente approximativement les semaines de l’année. La semaine sélectionnée est la semaine courante.

Si les commandes planifiées ont été déjà créées, le ‘N’ est remplacé par un ‘O’.

Le bouton Créer les commandes de la cellule active lance la création des commandes planifiées pour cette semaine.

Le bouton Réinitialiser la cellule force à ‘N’, le contenu de la cellule, ce qui signifie que l’on peut à nouveau créer les commandes pour cette semaine.

Le bouton Réinitialiser le tableau, force à ‘N’ toutes les cellules.

Le bouton Liste des produits de la cellule active affiche la liste des produits à commander la semaine sélectionnée. La fiche de chacun de ces produits est paramétrée en ce sens.

 

Le bouton Liste des commandes types donne accès à la consultation et l’édition des commandes types.

Le bouton Créer les commandes types permet de créer les commandes paramétrées pour être envoyées au moment où l’on effectue le clic (pour le cas où la création automatique aurait été désactivée).

 

Ci-dessous un exemple de commande type avec sa liste de produit est le paramétrage de son déclenchement.

 

Edition des commandes par fournisseur